Siin on ülevaade peamistest tavadest, mis põhineb meie kogemustest erinevate organisatsioonidega töötamisel ja mida Microsoft ise soovitab ettevõtetel järgida. 

• Mitmikautentimine (MFA): MFA rakendamine on oluline samm teie kontode kaitsmisel, nõudes lisaks paroolile täiendavaid kinnitusmeetodeid. See vähendab oluliselt volitamata juurdepääsu ohtu. 
• Administraatorikontode kaitsmine: veenduge, et administraatorikontodel oleks lisakaitse, kuna neil on suuremad õigused. See võib hõlmata eraldi kontode kasutamist igapäevaste ja haldusülesannete jaoks. 
• E-posti ja koostöö turbepoliitikad: Microsoft 365 eelseadistatud turbepoliitikate abil saate kaitset selliste ohtude eest nagu rämpspost, ründevara ja andmepüük. Need poliitikad aitavad kaitsta teie meilisuhtlust ja koostööd sellistel platvormidel nagu SharePoint ja OneDrive. 
• Seadmekaitse: kaitske kõiki seadmeid, millel on juurdepääs teie Microsoft 365 ja SharePointi andmetele. See hõlmab nii ettevõttele kuuluvaid kui ka isiklikke seadmeid, tagades, et need vastavad teie turbestandarditele. 
• Andmete krüptimine: SharePointis ja OneDrive’is krüptitakse andmeid nii edastamise ajal kui ka nende hoiustamisel. Microsoft kasutab andmete turvalisuse tagamiseks tipptasemel krüptimismeetodeid ja andmekeskustele pääseb juurde vaid piiratud arv töötajaid. 
• Nullusalduse raamistik ja vähim privileeg: nullusalduse raamistiku vastuvõtmine tagab, et iga juurdepääsutaotluse puhul on vaja kinnitust, minimeerides volitamata juurdepääsu riski. Vähimate õiguste põhimõte piirab kasutajate juurdepääsuõigusi ainult sellega, mis on nende tööülesannete täitmiseks rangelt vajalik. 
• Tingimuslikud juurdepääsu poliitikad: saate rakendada tingimuslike juurdepääsu poliitikaid, et saaksite üksikasjalikult kontrollida, kes pääseb teie Microsoft 365 ressurssidele juurde selliste tingimuste alusel nagu kasutaja roll, seadme olek, asukoht ja tuvastatud riskid. 
• Andmepüügikaitse: Koolitus ja tööriistad on hädavajalikud, et kaitsta andmepüügirünnakute (phishing) eest, mis on tavalised ja keerukad. Microsoft 365 sisaldab funktsioone, mis aitavad selliseid ohte ära tunda ja nende eest kaitsta. 
• Auditilogid ja automaatne aruandlus: SharePointi auditilogide abil saate jälgida tegevusi ja automatiseerida aruandlust, et tagada tõhus jälgimine ja nõuetele vastavus. Oleme kasutanud erinevaid tooteid ja lahendusi, mis aitavad neid auditeid automatiseerida, pakkudes ülevaatamiseks üksikasjalikke aruandeid. 
• Andmelekketõkestuse poliitikad: rakendage nutikaid andmelekketõkestuse poliitikaid, et vältida tundliku teabe volitamata jagamist. Tööriistad nagu Microsoft Purview aitavad hallata, kaitsta ja hallata delikaatseid andmeid kogu teie organisatsioonis. 
• Regulaarsed turbeülevaated: automatiseerige turberiskide ülevaated ja hallake väliseid ühiskasutusõigusi valvsalt. Väliselt jagatud sisu on ülioluline regulaarselt üle vaadata ja turvalisuse säilitamiseks õigusi vastavalt vajadusele kohandada. 
• Kolmanda osapoole lahenduste kasutamine: kaaluge täiendavate turbemeetmete ja jälgimisvõimaluste jaoks kolmanda osapoole lahenduste kasutamist. Need võivad pakkuda laiendatud funktsioone ja spetsiaalseid turbefunktsioone, mis täiendavad Microsofti sisseehitatud tööriistu. 
• Andmete varundamine ja selle turve: et vähendada võimalikust küber- või lunavararündest tekkivat kahju ettevõttele, on otstarbekas ka Microsoft 365 ja SharePointis olevaid ärikriitilisi- või isikuandmeid varundada. Olgu selleks siis kolmanda osapoole pilvevarundus või lokaalne varunduslahendus, milles andmeid ja dokumente turvaliselt hoida kuni nende eluea lõpuni. Andmete varundamise kohta saate täpsemalt lugeda meie selle teemalisest blogi artiklist siit. 

Microsoft 365 ja SharePointis hallatava sisu ning andmete kaitsmine on pidev protsess, mis nõuab tähelepanu detailidele, teadlikkust uusimatest ohtudest ja ennetavat lähenemist. Nende heade tavade rakendamine parandab oluliselt teie organisatsiooni andmeturbe olukorda. 

Kui soovite veenduda, et teie organisatsiooni andmed Microsoft 365 ja SharePointis on kaitstud parimal võimalikul viisil ega tea, kuidas ülaltoodud tehnilisi lahendusi iseseisvalt rakendada või juurutada, võtke meiega ühendust ja me toetame teid. 

Siseveeb – endiselt päevakohane 

Siseveebi lahendused toimivad organisatsiooni sisemise suhtluse selgroona. Need pakuvad turvalist, privaatset võrgustikku, kus töötajad saavad leida ja jagada informatsiooni, teha koostööd projektidega ning pääseda ligi olulistele teenustele. See sisemine ökosüsteem soodustab avatuse ja ühendatuse kultuuri, mis on hädavajalik innovatsiooni- ja tootlikkuse suurendamiseks. Kaugtöö ajastul pakub siseveeb virtuaalset ruumi, kus kollektiiv saab säilitada kogukonna ja kuuluvustunde, mis on oluline töötajate kaasamise ja hoidmise jaoks. 

Kui kombineerida siseveeb teiste sisemiste kommunikatsioonikanalitega, näiteks kiirvestluste platvormid Teams, Slack või muu, on tulemuseks hästi toimiv ökosüsteem, mis toetab nii efektiivset reaalajas koos töötamist kui hästi hallatud  informatsiooni edastamist organisatsiooni või meeskondade üleselt. 

Olulised aspektid siseveebi valimisel 

Skaleeritavus 

Organisatsioonide kasvades peab nende siseveeb suutma kohaneda, mahutamaks üha suurenevat kasutajate arvu ja keerukamaid protsesse. Valitud lahendus peaks pakkuma lihtsat skaleeritavust, toetades ettevõtte arengut ja kasvu, ilma oluliste ümberehitusteta. 

Kasutajakogemus 

Kasutajasõbralik liides on eluliselt tähtis, et julgustada kasutuselevõttu ja tagada, et töötajad saaksid vaevata leida vajalikku informatsiooni. Info leitavus, klikkide arv infoni jõudmiseks ja eri-ilmelise sisu hea struktureerimine aitavad kaasa siseveebi kiiremale omaksvõtule kasutajate poolt. Intuitiivne disain vähendab koolituse nõudeid ja suurendab üldist tootlikkust. 

Liidestamise võimalused 

Tõhus siseveebi lahendus peab sujuvalt integreeruma ettevõttes kasutatavate väliste rakenduste ja süsteemide laia valikuga. See integreerimisvõime tagab, et töötajatel on lihtne juurdepääs tööriistadele ja andmetele mida igapäevatöös vajavad, võimaldades efektiivsemat tegutsemist ning tööülesannete kiiremat lahendamist. 

Turvalisus ja hallatavus 

Arvestades siseveebis hoitava teabe tundlikku olemust, on range turvameetmete ja regulatiivsete standardite järgimine, mis tahes potentsiaalse lahenduse puhul möödapääsmatu. 

SharePoint Online kui siseveebi platvorm 

SharePoint Online, osa Microsofti Office 365 tooteperest, on siseveebi lahenduse näide, mis pakub häid lahendusi just ülaltoodud aspektides, muutes selle suurepäraseks valikuks eri suuruse ja protsessidega organisatsioonidele. See on valik neile kes otsivad võimsat, kiiresti juurutatavat ning samas laiade liidestamise- ja kohandamisvõimalustega lahendust. 

Skaleeritavus 

SharePoint Online on loodud kasvama koos teie organisatsiooniga. Selle pilvepõhine lähenemine tagab, et kasutajate arvu või lisasisu mahutamiseks skaleerimine on lihtne, ilma et oleks vaja suuri investeeringuid IT-infrastruktuuri. 

Erakordne kasutajakogemus 

Kohandatavate mallide ja intuitiivsete disainivalikutega võimaldab SharePoint Online luua kasutajasõbraliku siseveebi, mida saab kohandada vastavalt mis tahes organisatsiooni spetsiifilistele vajadustele ja brändingule. Selle kaasaegne liides tagab, et kasutajad saavad hõlpsalt sisus navigeerida ja leida kiirelt endale vajalikku teavet. 

Kamaluga liidestamise võimalusi 

Üks SharePoint Online’i tugevustest on selle vaikimisi integreeritus Office 365 komplekti ja teiste Microsofti toodetega, nagu Teams ja Yammer. See integreerimine hõlbustab ühtse töökeskkonna loomist, kus suhtlus, koostöö ja sisuhaldus voolavad sujuvalt eri platvormide vahel kasutajale märkamatult. Lisaks juba olemasolevatele liidestustele on pädeval tehnoloogiatiimil võimalik väikese vaevaga luua ühendusi ka teiste ettevõttes kasutatavate süsteemidega – olgu nendeks siis majandus-, personalihaldus- või muud tarkvaralahendused. 

Turvalisus ja hallatavus 

SharePoint Online pakub arenenud turvafunktsioone, sealhulgas andmekao ennetamist, informatsiooniõiguste haldust ja turvalisi juurdepääsukontrolle. Samuti vastab see laiale rahvusvaheliste, regionaalsete ja tööstusharuspetsiifiliste standardite valikule (nt ISO 27001, GDPR, CIS, CSA, WCAG jm standardid), tagades, et tundlik teave on parimal võimalikul viisil kaitstud. 

Kokkuvõtteks, siseveeb jääb mis tahes organisatsiooni sisemise kommunikatsiooni strateegia oluliseks komponendiks. Tehnilise lahenduse valimisel on oluline arvestada skaleeritavust, kasutajakogemust, integreerimise võimalusi ja turvalisust. SharePoint Online paistab silma kui näide intraneti platvormist, mis vastab nendele kriteeriumidele, pakkudes mitmekülgset, turvalist ja kasutajasõbralikku keskkonda, mis toetab kaasaegsete organisatsioonide muutuvaid vajadusi. Sisemise kommunikatsiooni eest vastutajale pakub SharePoint Online head lahendust ligipääsetava, ühendatud ja produktiivse töökoha edendamiseks. 

Mis on äriprotsesside automaatika?

Enne SharePointi võimalustesse süvenemist on oluline mõista, mis on äriprotsesside automatiseerimine ehk BPA. BPA tähendab tehnoloogia kasutamist keerukate äriprotsesside ja -funktsioonide automatiseerimiseks, mis ületavad tavapärase andmetöötluse ja -sisestuse ülesandeid. Põhimõtteliselt on selle eesmärk voolida ja optimeerida töövooge ning vähendada manuaalsete tegevuste hulka.

SharePoint mängib BPA juurutamisel olulist rolli, pakkudes koostööplatvormi, mis võimaldab organisatsioonidel automatiseerida rutiinseid ülesandeid, hallata sisu ja hõlbustada sujuvat suhtlust meeskondade vahel.

Kas teie ettevõte vajab SharePointi automaatikat?

Selle kindlakstegemiseks, kas teie ettevõte vajab SharePointi automaatikat, tuleb hinnata praeguseid töövooge, tuvastada pudelikaelad ja ära tunda parendamisvõimalused. Kui teie organisatsioonis esineb korduva iseloomuga töid, väljakutseid dokumentide haldamise ning efektiivselt koos töötamisega, võib SharePoint olla sobiv lahendus.

Automaatika võib oluliselt vähendada inimlikke vigu, parandada järjepidevust ja vabastada väärtuslikku aega, et töötajad saaksid keskenduda strateegilisematele ülesannetele. SharePointi automaatikavõimekust saab kohandada vastavalt teie organisatsiooni konkreetsetele vajadustele, muutudes sobivaks lahenduseks igas suuruses ettevõttele.

Kuidas kasutada SharePointi äriprotsesside automaatikaks?

Operatiivsete ebaefektiivsuste korral võib tekkida oluline tulu kaotus. Turu-uuringufirma IDC hinnangul kaotavad ettevõtted ebaefektiivsete protsesside tõttu aastas 20–30 protsenti tulust. SharePointi töövoogude kasutamine aitab juhtida ja automatiseerida erinevaid protsesse – alates allkirjade ja tagasiside kogumisest kuni rutiinsete tegevuste staatuse jälgimiseni.

Allpool uurime lähemalt, kuidas SharePointi saab kasutada töövoogude automatiseerimiseks ja pakume ülevaadet ka teistest Microsoft 365 lahendustest, mis integreerituna tõstavad tööviljakust veelgi.

Reaalajas uuenduste saamiseks SharePointi teavituste kasutamine

Olge kursis muudatustega erinevates dokumentides ja failides, kasutades SharePointi teavitusi. Nii saate teavitusi iga kord, kui teile tähtsat faili või kausta muudetakse. Kasutajad saavad hõlpsalt seadistada teavitusi ja hoiatusi SharePointis asuvate nimekirjade, teekide, kaustade, failide või konkreetsete SharePointi õiguste või gruppide kohta. Tulemuseks on vähem olukordi, kus olulised dokumendid või failid on muutunud ilma, et neid igapäevaselt kasutavad töötajad oleks sellest teadlikud.

Seadke üles kinnitusvood

Power Automate’i abil on teil võimalik aktiveerida kinnitusvoogude funktsionaalsus SharePointis, eriti dokumentide puhul, mis sisaldavad tundlikku teavet. Dokumentide kinnitusvoogude loomisega saate sujuvalt hallata dokumentide heakskiitmist. Kinnitust ootavad dokumendid jäävad peidetuks, kuni nad on protsessi edukalt läbinud. See tagab kontrollitud ja turvalise töövoo, et tähtsad dokumendid oleks nähtavad alles pärast kõigi vajalike kinnituste saamist.

SharePointi töövoogude kasutamine protsesside lihtsustamiseks

SharePointi põhised töövood pakuvad mitmekülgset lahendust levinud äriprobleemide lahendamiseks, alates kinnitamisest ja tagasisidest digitaalsete allkirjadeni, ülesannete halduse ja sisu avaldamiseni. Näiteks allkirjade kogumine või dokumendi heakskiidu taotlemine nõuavad käsitsi pingutamist, kuid oleks SharePointi abil lihtsasti automatiseeritavad.

Ülesannete haldamine ja jälgimine, sealhulgas dokumentide edastamine ja meeldetuletuste saatmine, nõuab sageli olulist lisatööd. See võib olla nii teie kui ka teie kolleegide jaoks koormav. SharePointi töövoogude mallide kasutamine automatiseerib konkreetseid ülesandeid. Näiteks SharePointi dokumendi heakskiidu töövoog automatiseerib dokumendi kontrollimise, jälgimise ja automaatsete meeldetuletuste ning edasi saatmise halduse dokumendiga koos töötamise ajal.

Olukordades, kui ülesannetes tekivad viivitused või muud probleemid, genereerivad olemasolevad töövood teavitusi, mis hoiavad teid kursis. See mitte ainult ei vähenda pideva käsitsi jälgimise vajadust, vaid tagab ka, et teid teavitatakse kõikidest töövoos esinevatest kõrvalekalletest viivitamatult. Kokkuvõttes leevendavad SharePointi sisseehitatud töövood käsitsi sekkumise koormust korduvates protsessides.

Power Automate’i kasutamine SharePointis

Power Automate, mis on integreeritud Microsofti Lists’i, SharePointi ja OneDrive’iga, võimaldab teil hõlpsalt luua töövooge, mis säästavad tööaega. Selliselt automatiseeritud vood aitavad säilitada järjepidevust ja efektiivsust rutiinsetes ülesannetes. Power Automate laiendab võimalusi isegi SharePointist kaugemale, hõlmates vajadusel erinevaid Microsoft 365 teenuseid ja kolmanda osapoole rakendusi. 

Siin on mitu viisi, kuidas saate SharePointis Power Automate’i kasutada:  

• Andmete kogumine: Lihtsustage andmekorjet Exceli tabelitest, PDF failidest ja muudest dokumentidest. See kiirendab andmete hankimise, valideerimise ja aruannete genereerimise protsessi ja parandab andmepõhist otsustamist. 
• Dokumentide töötlemine: Power Automate võimaldab teavet automaatselt koguda vormidelt, PDF-idelt, piltidelt, e-kirjadest ja erinevatest andmeallikatest. Nii saate dokumente kiiremini luua ja jagada.  
• Töövoogude automatiseerimine: Lihtsustage ja automatiseerige tööprotsesside olulisi samme. Näiteks saate automatiseerida ülesandeid nagu laovarude kontrollimine, tellimuste esitamine, arvete täitmine ja klientidele info saatmine. Nende rutiinsete protsesside automatiseerimisega säästate väärtuslikku aega ja vähendate madalama lisandväärtusega käsitöö mahtu.  
• Kriitilise informatsiooni voo automatiseerimine: Tagage oluliste dokumentide ja äriteabe tõhus käsitsemine. Power Automate integreerub sujuvalt SharePointiga, pakkudes arvukalt ühendusi ja „pistikuid“. See lihtsustab tegevusi nagu e-kirjade manuste hankimine, sotsiaalmeedia värskenduste jälgimine, tööülesannete haldamine ja palju muud. Lisaks saate seda teavet automaatselt salvestada ja jagada oma kolleegidega, sõltumata nende asukohast.  
• Käsitsitöö ja väliste osapooltega seotud protsesside automatiseerimine: Lihtsustage protsesse, mis hõlmavad lisasamme näiteks andmete kontrollimisel, müügiinfo valideerimisel ja mujal töövoogudes. Kasutage SharePointi tööriistade ja erinevate laiendustega tekkivaid võimalusi, et suurendada tööülesannete täitmise täpsust ja efektiivsust.  
• Korduvate tööprotsesside automatiseerimine: Võtke tööpäevast maksimum ja vähendage tegevustele kuluvat aega tundidelt minutitele. Power Automate võimaldab automatiseerida ülesandeid nagu e-kirjade saatmine, Planneris ülesannete loomine ja meeskonnale sõnumite saatmine. See mitte ainult ei säästa aega, vaid tagab ka, et rutiinsed protsessid toimivad järjepidevalt. 

Ühendatud jõud Microsoft Teamsiga

SharePointi integratsioon Microsoft Teamsiga avab veel rohkem koostöö automatiseerimise võimalusi. Looge automatiseeritud kanalid, kus SharePointis toimuvad tegevused käivitavad teavitusi või värskendusi Teamsis, mis tõstab tiimide koostöö uuele tasemele.

Näiteks võite automaatselt teavitada Teamsi kanalit, kui SharePointi laaditakse üles uus dokument, tagades, et asjakohased meeskonnaliikmed on teavitatud ilma eraldi suhtluse või e-kirja saatmiseta.

Kasutajasõbralikud vormid ja andmete valideerimine

Kasutage SharePointi ja Power Appsi, et luua kasutajasõbralikke vorme. Neid vorme saab omakorda SharePointi lisada, mis automatiseerib andmesisestust. Rakendage sisestatavate andmete valideerimisreegleid, et tagada andmete korrektsus. Andmete automaatseks kogumiseks kohandatud vormide kaudu vähendate mitte ainult käsitsi andmesisestusega seotud vigu, vaid parandate ka üldist kasutajakogemust. See toetab Microsoft 365 platvormi kasutuselevõtmist terves ettevõttes.

Kokkuvõtlikult

Konkurentsis ellujäämiseks peavad ettevõtte protsessid olema efektiivsed. SharePoint on selle saavutamiseks hea tööriist, pakkudes võimsaid automatiseerimisfunktsioone, mis parandavad koostööd ja tootlikkust. Hinnake oma ettevõtte vajadusi, kasutage SharePointi töövooge ja võtke kasutusele Power Automate protsesside automatiseerimiseks. Kui ei ole päris selge, kuidas, siis aitame teid hea meelega võimaluste keskel navigeerida – selleks võtke meiega ühendust. 

Oleme on aidanud paljusid kliente Microsoft 365 platvormi abil efektiivsust suurendada, kasutades võimalusi nagu SharePointi töövood, Power Automate ja Power Apps. Meie eesmärk on anda tööriistad äriprotsesside efektiivemaks tegemiseks ning nende juhtimiseks. Üle 15 aasta SharePointi nõustamis- ja arenduskogemust võimaldab meil pakkuda lahendusi eri suuruse ja keerukusega ülesannete lahendamiseks. 

Sõltumata teie rollist ettevõttes on SharePoint Online’il teile midagi pakkuda. Selleks oleme välja toonud mõningad SharePoint Online’i praktilised kasutusvõimalused ja levinud lõksud, mida vältida. 

Mis aga on SharePoint Online?

SharePoint Online (erinevalt SharePoint2013st ja SharePoint2017st), osa Microsofti 365 teenuste komplektist, on pilvepõhine teenus, mis on mõeldud igas suuruses ettevõtetele. See võimaldab meeskondadel koostööd teha tõhusas ja turvalises keskkonnas. Dokumentide hoidmisest projektide haldamiseni, SharePoint Online pakub mitmesuguseid funktsioone. 
Ja mis kõige parem – see tuleb TASUTA Microsoft 365 litsentsidega kaasa. 

Milleks kasutada SharePoint Online’i

• Dokumentide haldamine ja koostöö: Üks peamisi SharePointi tugevusi on hulk kasulikke funktsionaalsusi, mis hõlbustab ettevõttes dokumentidega toimetamist. See on keskne koht, kus teie meeskond saab dokumente hoida, jagada ja dokumentidega ühiselt töötada, vähendades e-mailide ja mitme failiversiooni segadust. Sharepoint Online tagab dokumentide turvalise hoiustamise, kasutades Microsofti tipptasemel turvameetmeid. Mis tähendab, et teie olulised äridokumendid on kaitstud volitamata juurdepääsu ja potentsiaalsete küber-rünnakute eest. 
• Meeskonna saidid: Looge saite, mis on kohandatud teie meeskonna või projekti vajadustele. Iga sait võib olla isemoodi või kasutades saidimalle saab luua iga projekti jaoks standardse ülesehitusega saidi. Igas saidis saab paika panna meeskonna (ligipääsud), kujunduse, lingid, kaustade struktuuri, sisulehed ja palju muud. Saitide loomist on võimalik ka automatiseerida. Meeskonna sait pakub ühtset keskkonda, kus jagada meeskonna või projekti infot ja dokumente, korraldada lihtsamini koostööd ja hoida meeskond projekti viimase infoga kursis. 
• Integreerimine Office 365-ga: SharePointis hoitud Wordis või Excelis kolleegidega koostöö tegemine on mugav ja kiire, SharePointi lehe või dokumentide peegeldamine Teams-i käib paari klikiga ning Forms küsitlused saab lihtsasti lisada mistahes Sharepointi lehele. Need on vaid mõned näited tihedalt integreeritud teenustest MS 365 platvormil. 
• Ettevõtte Siseveebina: SharePoint Online võimaldab luua keskse platvormi, kus töötajad saavad leida ettevõtte uudiseid, sündmusi, töötajate kontakte, näha lähenevaid sünnipäevasid ja leida teisi olulisi materjale. Tänu kohandatavale kasutajaliidesele saab iga ettevõte luua endale sobiva siseveebi, mis kajastab nende brändi ja ettevõttekultuuri. 
• Töövoogude automatiseerimine: Ütle hüvasti käsitsi igavate tööde tegemisele! PowerAutomate-i vahendusel võimaldab SharePoint automatiseerida igapäevaseid lihtsaid töövooge, nagu dokumentide kinnitamine või sisseelamisprotsessid, säästes aega ja vähendades vigu. Automatiseerida saab iga töötaja enda tööülesandeid või luua automatiseeritud protsesse kogu ettevõttele. 
• Personaliprotsesside Haldamiseks: SharePoint võimaldab tõhusalt hallata selliseid protsesse nagu puhkuste planeerimine, töötajate tulek ja lahkumine ning muud personaliga seotud protseduurid. Töötajad saavad hõlpsasti esitada puhkuseavaldusi, jälgida oma puhkuse saldot ning juhid saavad kiiresti neid taotlusi heaks kiita või tagasi lükata, muutes kogu protsessi sujuvamaks ja läbipaistvamaks. 
• Kvaliteedijuhtimise Haldamiseks: SharePoint Online on eriti kasulik ettevõtetele, mis peavad järgima ISO standardeid või muid kvaliteedijuhtimise nõudeid. SharePointis saab hõlpsasti hoida ja hallata kvaliteedijuhendeid, protseduure, ISO dokumente ja muid kvaliteediga seotud dokumente. Tänu sellele, et SharePointis on võimalik rakendada väga täpselt juurdepääsuõigused, saavad ainult õiged inimesed ligi õigetele olulistele dokumentidele, tagades nõuetele vastavuse ja hõlpsa ligipääsu vajalikule teabele. 

See loetelu pole kaugeltki lõplik vaid annab pisut aimu, milleks Sharepoint Online platvormi saab ettevõttes rakendada. 

Milleks mitte kasutada SharePoint Online’i

• Asendus andmebaasisüsteemile: Kuigi SharePoint on suurepärane erinevat tüüpi info haldamiseks, ei asenda see andmebaasisüsteemi. SharePointi listides saab hoida infot nagu tabelites ning tabeleid omavahel seostada, ent see pole siiski relatsiooniline andmebaas ning ei sobi suurte andmemahtude jaoks. 
• Keeruline projektijuhtimine: keerukate projektijuhtimisvajaduste korral võib parem valik olla spetsialiseeritud tarkvara – näiteks Microsoft Project. SharePoint sobib hästi lihtsa kuni keskmise keerukusega projektide jälgimiseks, kuid ei pruugi piisata keeruka projektijuhtimise jaoks. 
• Kodulehe või välisveebi jaoks: SharePoint Online on mõeldud peamiselt ettevõtte sisemiseks kasutuseks ja ei ole hea valik avaliku kodulehe või välisveebi platvormina. Kuigi SharePoint võimaldab luua veebilehti, ei ole see mõeldud keeruliste, kõrge külastatavusega avalike veebisaitide jaoks, kus on vajalikud laiendatud SEO funktsioonid ja kohandatud kasutajakogemused. Lihtsamaid välisveebis kuvatavaid veebilehti saab luua näiteks PowerApps Pages abil. 
• Laosüsteemiks: SharePoint Online ei ole mõeldud laohalduse ja -logistika jaoks. Kuigi see võimaldab dokumentide haldamist ja andmete salvestamist, puuduvad tal spetsiifilised funktsioonid, mis on vajalikud tõhusaks lao juhtimiseks, nagu varude jälgimine, saadetiste jälgimine või komplekse logistika haldamine 

Levinumad probleemid ja nende ületamine

• Ei tea, kuidas alustada: SharePoint Online’i kasutuselevõtt võib alguses tunduda hirmutav, eriti kui puudub varasem kogemus sarnaste platvormidega. Kuid nagu iga asjaga on ka siin soovitatav alustada eesmärgist – mille jaoks SharePointi kasutama hakatakse? Tihti saab esialgsesse plaani kõik sisse – siseveeb, dokumendihaldus, CRM, jne… Siis tuleks plaan jagada etappideks ning iga etappi eraldi täpsemalt lahti mõtestada. Kindlasti võiks siin abiks olla välise spetsialisti kaasamisest, et aidata meeskonnal süsteemi paremini mõista ja eesmärki selgemalt konkreetseks tegevusplaaniks vormistada. 
• Pole teadmisi süsteemi võimalustest ja hirm midagi katki teha: Teadmatus SharePoint Online’i võimaluste ja funktsioonide osas võib põhjustada hirmu süsteemi valesti kasutada või midagi “katki teha”. Selle mure lahendamiseks on oluline kaasata väline Sharepointi ekspert ja korraldada põhjalikke koolitusi või töötubasid, milles keskendutakse süsteemi võimalustele ja parimatele praktikatele. Sageli kardetakse, et väline ekspert on ettevõttele suur kulu – kuid praktikas osutub oluliselt suuremaks kuluks algselt ise-tegemine ning hiljem jõutakse ikkagi punkti, kus väline abi on hädavajalik.  
• Töötajate kohanemine: Uue tööriista tutvustamine võib olla keeruline ja tekitada inimestes tõrget. Meie soovitus on alati alustada väikese grupi inimestega, kes on uudishimulikud ja entusiastlikud uusi lahendusi proovima. Kui test-grupp inimesi on juba nö ‘pardal’, siis hiljem jäävad nemad ka ülejäänud kollektiivile tugi-isikuteks, kellelt nõu küsida ja julgustust saada. 
• Haldamine: Kehtestage selged juhised, kuidas SharePointi peaks teie organisatsioonis kasutama, et vältida väärkasutust või info ülekoormust. Kindlasti peaks kaaluma juhendite ja tugimaterjalide loomist, mis aitavad kasutajatel süsteemist aru saada ja efektiivselt kasutada. Juhendite ja tugimaterjalide hoidmiseks kasutage kohe juba Sharepoint platvormi. 

SharePoint Online on mitmekülgne tööriist, mis parandab oluliselt teie ettevõtte koostööd ja efektiivsust. Siiski on oluline mõista selle võimalusi, potentsiaalseid piiranguid ning järgida parimaid praktikaid, et sellest maksimumi võtta. 

Kas vajate rohkem juhiseid või soovite uurida, kuidas SharePoint Online sobib teie ettevõttesse? Võtke meiega kindlasti ühendust ja muudame teie äritegevuse sujuvamaks ja efektiivsemaks! 

Keskendume nii Office 365 ja SharePointi platvormidele kui ka erilahenduste loomisele. Töötame uusimate tehnoloogiate ja Microsofti pilveteenustega. 

Meie klientideks on peamiselt ettevõtted Baltikumist ja Skandinaaviast.

“Ootame sind liituma ettevõttega, mis on väike aga võimas ja kus sõna “Legacy” on ainult actionfilmi pealkiri,” Mihkel Moorats, ShareCloudi tegevjuht.“

Keskendume nii Office 365 ja SharePointi platvormidele kui ka erilahenduste loomisele. Töötame uusimate tehnoloogiate ja Microsofti pilveteenustega. 
Meie klientideks on peamiselt ettevõtted Baltikumist ja Skandinaaviast.

ShareCloud värbab oma tiimi front-end arendaja. Tutvu tööpakkumisega ja kandideeri:

https://recruitlab.co.uk/i/ikigaitalent/job/rxKhrGGb/front-end

Kas andmete varundamine on vajalik?

Jah, on, sest sel on otsene seos raha ja kuludega olenemate sellest, kas andmekao põhjuseks oli vargus, force majeure või lihtsalt üks tass head kohvi, mille hooletusest arvutile kummutasid. 

Iga andmekadu toob endaga kaasa otsesed ja kaudsed kulud. Varukoopia olemasolul saad andmed hõlpsasti taastada, kuid selle puudumisel on andmed jäädavalt kadunud. Erinevatest levinud andmekao põhjustest leiad ülevaate allpool.

Kas Sinu (ettevõtte) andmed on varundatud?

Ilmselt vastad sellele küsimusele “jah”, Microsoft tegeleb sellega, sest oled ju Microsoft 365 kasutaja. Tegelikult on vastus “ei”, kuna SaaS (Software as a Service) teenusepakkuja (nagu ka Microsoft), vastutab selle eest, et töövahendid ja nende kasutamist võimaldav infrastruktuur oleksid töökorras ja kaitstud.

Andmed ja nende turvalisus on Sinu vastutusala. Vastavalt Microsofti jagatud vastutuse mudelile (Microsoft’s Shared Responsibility Model) on andmete haldamine, ärikriitiliste andmete kaitse kasutaja või kliendi enda vastutus.

Siit saad sel teemal lisaks lugeda.

Kas OneDrivest ja failide arhiveerimisest siis ei piisa?

Oluline on meeles pidada, et isegi kui paljud Microsoft 365 sisseehitatud funktsionaalsused jätavad mulje andmete varundamisest, siis tegelikult ei ole see nii lihtne. 

Microsoft OneDrive hoiab küll koopiat kasutaja failidest Microsofti pilves, aga see ei ole andmete varukoopia. Tegelikult kui kasutaja fail on kustutatud või pahavara poolt kahjustatud, siis kajastub see automaatse sünkroniseerimise tulemusel ka OneDrive’is. Ehk siis algfaile ei ole võimalik enam taastada, kuna neid ei eksisteeri või need on krüpteeritud.

Andmete varundamise definitsioon ütleb, et back-up on varukoopia, mida hoitakse eraldiseisvalt eraldi asukohas, et vajadusel selle abil kiirelt ja mugavalt andmed taastada. Varukoopia olemasolul saab andmed taastada, selle puudumisel on andmed jäädavalt kadunud.

Kui soovid lugeda lisaks, kuidas jaguneb vastutus Sinu ja Microsofti vahel, siis saad seda teha SIIN.

Pea meeles: Sinu andmed on Sinu vastutus. 

Juurutuse tüübist olenemata lasub vastutus järgmiste komponentide osas alati Sinul:

• andmed;
• lõpp-punktid;
• konto;
• juurdepääsuhaldus.

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.

Miks on andmete varundamine oluline?

Järgnevalt tutvustame seitset kriitilist põhjust, miks tuleb andmeid varundada. Millised on need tahtmatud või tahtlikud olukorrad, mis võivad põhjustada andmekao ja sellega kaasnevad kulud. 

• Ekslik kustutamine: see on enimlevinud Microsoft 365 andmekao põhjus. Olenemate sellest, kas see juhtus tahtlikult või tahtmatult, on andmed kogu võrgus kustutatud. Varukoopia olemasolu võimaldab taastada Exchange või Microsoft 365 kasutaja ja andmed serveris.

• Ebakõlad ja puudujäägid andmete säilitamise põhimõtetes (retention policy gaps and confusion): Microsoft 365 säilitamise põhimõtted on töötatud välja selleks, et aidata organisatsioonidel ja ettevõtetel täita seadusandlusest, normidest ja sisemistest kokkulepetest tulenevaid nõudeid; need ei ole varukoopiad. Kõiksugu säilitamise põhimõtete järgimine ning haldamine on keerukas ülesanne. Andmete varundamine on andmete säilitamise viis, mis on turvaline ja eraldi salvestuskohas hoitud, et vajadusel võimaldada kiire andmete taastamine.

• Sisemised turvariskid: äririskidest rääkides peetakse sageli silmas väliseid riske ja andmete kaitset nende vastu. Siiski seisavad paljud ettevõtted silmitsi ka sisemiste turvariskidega. See probleem on tegelikult palju aktuaalsem kui sageli arvama kiputakse. Õige back-up lahenduse korral vähenevad märkimisväärselt andmekao ja hävimise võimalikud riskid ning ka sellega kaasnevad kahjud.

• Välised turvariskid: pahavara areneb pidevalt ning kurikaelad leiavad uusi võimalusi, kuidas tungida ligi ettevõtte andmetele. Sageli järgneb küber-rünnakuga ettevõtte andmete massiline krüpteerimine. Andmete varundamine võimaldab sellisel juhul taastada andmed rünnakule eelnenud kujul.

• Juriidilised nõuded ja vastavusnõuded: Microsoft 365’te on küll sisse ehitatud hulk funktsionaalsusi (nt eDiscovery), kuid kolmandate osapoolte poolt pakutavad varunduslahendused on loodud spetsiaalselt sellel eesmärgil. Need  võimaldavad otsida ja leida vajalikke andmeid varukoopiast ning taastada vajalikud andmed kiiresti, et tagada vastavus kõigi nõuetega.

• Postkastide haldus ja migreerimine:  postkastide migreerimine MS365 keskkonda ja haldus hübriid-keskkondades nõuab samuti hoolikat andmete varundamist, hoolimata andmete alg-asukohast.

• Teamsi andmestruktuur: Microsoft Teamsis andmete salvestamise arhitektuur on palju keerukam, kui me arvata oskame. See tähendab, et Teamsi andmed ei salvestu ainult rakenduses endas, vaid Teamsi genereeritud andmed paiknevad teistes rakendustes nagu Exchange Online, SharePoint Online ja OneDrive. Selles kontekstis on andmete adekvaatne kaitse äärmiselt oluline.

Kuidas saaksin oma andmeid kaitsta?

Selleks on mitu võimalust, esiteks võid leida ise lahendused ja võimalused, kuidas andmed oleksid korrektselt varundatud. Teine võimalus on selleks kogemustega partner, kes omab pidevat ülevaadet turul pakutavatest lahendustest, on neid testinud ja kasutanud ning oskab soovitada just Sinu vajadustele sobiva.

ShareCloudis omame pikaajalist kogemust erinevate teenusepakkujatega ning oleme tänaseks valinud välja järgmised: VeeAm ja N-Able.

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.

Säästa aega

Failide ja dokumentide saatmine e-kirja teel on ajamahukas ja ei võimalda teha koostööd parimal võimalikul viisil. Pilve-põhine failihaldustööriist SharePoint Online (edaspidi SPO)  seevastu loob selleks vajalikud võimalused.  Kui Sa juba oled Microsoft 365 (endise nimega Office 365) kasutaja, siis saad seda kasutada osana oma valitud paketist. 

Nii säästad aega ja ei pea enam faile edasi-tagasi e-mailiga saatma, sest kõik on kõigile alati pilves olemas ja kättesaadav.

Otsi targalt

SharePointiga töötamisel võiksid end kindlasti viia kurssi põhimõtetega, kuidas sealne failiotsing ja otsinguriba töötavad. Kui Sulle tundub, et soovitud faile on raske üles leida, siis küsi endalt, kas oskad otsingut hästi kasutada?

Vaatame lähemalt, mida saad SPOs otsida ja mida mitte?

• Kui kasutajal puuduvad õigused dokumendiga nägemiseks, siis ei kuvata seda faili ka tema otsingutulemustes; seega tasub alati kontrollida, kas vajalikud õigused ja ligipääsud on olemas.
• Kui kõik õigused on olemas, siis peaksid vajaliku faili leidma lihtsat otsingut kasutades hõlpsasti üles.
• SharePointi otsing otsib vasteid nii pealkirjadest, dokumendi sisust kui ka nende metaandmetest.
• Otsingus saab kasutada ka AND ja OR tehtemärke, et otsingut täpsustada

Pea meeles: otsing teostatakse ainult Office ja PDF failide sisust. Otsing faili sisust ei toimi piltide, PDF (kui sisu on pildina) ja muude vähem tuntud failide puhul.

Sharepoint otsingu kohta lähemalt saab lugeda: Microsoft Search

Ole failide nimetamisel süsteemne

Dokumentide ja failide järjepidev nimetamine on ilmselt paras igapäevane väljakutse nii Sulle kui ka Sinu kolleegidele. Efektiivsele failihaldusele aitab kaasa süsteemsus ja kokkulepitud põhimõtete ühine jälgimine.

• Kui SPO failikaust on ühises kasutuses, siis tasub jälgida, et samu failinimesid ei kasutataks korduvalt. See võimaldab erinevatel dokumentidel hõlpsamini vahet teha ja neid otsinguga/otsingus paremini üles leida. Mida rohkem sama nimega duplikaate on failidest, seda suuremad on võimalused segaduse tekkeks ja ka võimalikeks andmekadudeks. 

• Failide nimetamisel väldi üli-pikkasid nimetusi. Pikem selgitus ja täpsustus faili kohta lisa parem eraldi metaandmetesse. Selleks lisa dokumenditeeki juurde veerg ‘Mitu tekstirida’.

• Hoia alati failist ühte koopiat. Sharepoint hoolitseb taustal selle faili kõikide versioonide säilimise eest. Kui peaks olema vaja varasemat versiooni, saab seda lihtsasti vaadata või taastada.

Pea meeles: isegi kõige lihtsamad ühiselt kokkulepitud põhimõtted dokumentidega töötamisel toetavad Sind ja Sinu tiimi igapäevatöös ning aitavad hoida kokku tarbetuid klikke failide vahel navigeerides ja seda “õiget” otsides.

Pane pildiotsing tööle

Piltide märgistamine viidetega ehk tagidega võimaldab Sul ka pilte otsinuga hästi üles leida. Kui sa ei ole lisanud piltidele tage, siis võib tekkida olukord, et SPO lisab need Su piltidele automaatselt ja nii kuvatakse neid ka otsingus.

• Piltide tag’ide uuendamine on automaatne protsess ning võib juhtuda, et automaatse uuenduse käigus kirjutatakse varasemad tagid üle. 
• Käsitsi märgistatud piltide tage ei kirjutata kunagi automaatselt üle. Seega võid kindel olla, et info on adekvaatne ja otsing töötab selles osas laitmatult.

Pea meeles: märgista pildid vajalike tagidega, nii võid olla kindel, et Su pildifailid on korrektselt kättesaadavad ja otsinguga kiirelt leitavad.

Seadista töövood

Ilmselt tegeled igapäevaselt ka failidega, mille laiemaks avaldamiseks on vajalik eelnevalt nende sisu üle vaadata ja kinnitada. Sellisel juhul on Sulle abiks kinnitamise töövoog (PowerAutomate).

• Alati saad vaadata failide sisu üle ka manuaalselt enne avaldamist. Kuid seda saab teha ka lihtsamalt.
• SPO võimaldab seadistada kindla töövoo sisu ülevaatamiseks ja kinnitamiseks, mis muudab kogu protsessi kõigile kiiremaks ja mugavamaks. Nii saad olla alati kindel, et laiemale kasutajaskonnale avaldatud faili sisu on selleks sobilik ja kõigi seotud vajalike inimeste poolt kinnituse saanud.

Lukusta tundliku sisuga ja salajased dokumendid

Kui Sinu failikaustadel on väga lai kasutajaskond, kes paigutub ka organisatsiooni struktuuris erinevatele tasemetele, siis turvalisuse seisukohast on mõistlik lubada teatud failide kasutamine vaid tippjuhtidele ja keskastmejuhtidele (või tiimijuhtidele).

Pea meeles:

Lukusta tundlikku sisu sisaldavad dokumendid, et vältida nende muutmist, ülekirjutamist või kustutamist erinevate tiimiliikmete poolt.

– Liigu tagasi valitud dokumenditeeki, kus asuvad failid, mida soovid lukustada. Kliki Teegi sätted (Library Settings), vali Kirje deklareerimissätted (Record declaration settings), märgi aktiivseks valik Luba alati kirjete käsitsi deklareerimine (Always allow the manual selection of records).

– Fail lukustamiseks tee veel järgmist:
Mine tagasi soovitud failide juurde valitud failikogus või kataloogis. Vali fail, kliki kolmel punktil ja ava Rohkem -> Nõuetele vastavuse andmed (More -> Compliance details) ja klõpsa lingil Deklareeri kohapealse säilikuna (Declare as an in-place record).

See lukustab faili muudatustele ja seda ei saa keegi omavoliliselt edaspidi muuta. Muudatust kuvatakse ka sümbolina vastava failinime juures.

Kas teadsid, et SPO võimaldab automatiseerida lukustusfunktsioon ka töövoo lõpus või peale dokumendi kinnitamist? Nii peavad kasutajad dokumendiga töötamisele vähem aega kulutama. Samuti on võimalik automaatne failide lukustamine ka näiteks siis, kui dokumendid on tõstetud näiteks finantstarkvarast SharePointi arhiveerimise eesmärgil.

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.

SharePoint Microsoft 365 (Office 365) paketis

Tegemist igas suuruses ettevõtetele pilvepõhise lahendusega, mida majutab Microsoft. See lahendus ei eelda SharePoint Serveri paigaldamist Sinu serverisse, vaid piisab Microsoft 365 (endise nimega Office 365) või SharePoint Online eraldiseisva teenuse tellimisest. Sinu meeskond saab luua sisulehti, et luua, hallata ja jagada faile ja infot kolleegide, partnerite ja klientidega.  Vaata SharePointi tutvustavat videot.

Microsoft 365 pakettide kohta leiad lisainfot SIIT.

Milleks SharePoint Online mõeldud on?

Microsoft SharePointi saavad kasutada nii PC, Maci, kui ka mobiilsete seadmete kasutajad.

Selle abil saad teha järgmist:

• ehitada siseveebi lehti ning luua sinna sisulehti, failikogusid ja nimekirju;
• lisada erinevaid veebikomponente (tekstid, pildid jms) vastavalt oma vajadustele;
• kuvada olulisi visuaale, uudiseid, uuendusi tiimi- või suhtluslehtedel;
• avastada, jälgida, otsida sisulehti, faile ja inimesi üle terve organisatsiooni;
• hallata oma igapäevast töörutiini kasutades töövooge, vorme ja nimekirju;
• sünkroniseerida ja hoida oma faile pilves mugavaks koostööks;
• olla kõigega toimuvaga mobiilirakenduse abil alati kursis.

Vaata ka lehe loomist tutvustavat lühivideot SIIN.

Microsoft SharePoint avaleht on kui Sinu personaalne veebilehitseja avaleht, kust leiad erinevad SharePointi lehed ja portaalid, saad lugeda uudiseid ning leida vajalikke materjale.

Täpsemalt:

• News (Uudised) lehed koondab värskemad uudised ja uuendused lehtedelt, mida Sa tihti külastad või jälgid;

• Frequent sites (Lemmikud) kuvab nende lehtede sisu ja tegevusi, mida sageli külastad.

• Suggested sites (Soovitatud lehed) kuvatakse vastavalt Sinu hiljutistele otsingutele ning Microsoft Graph soovitustele (eeldab, et Microsoft Graph on administraatori poolt lubatud);

• Otsing: trüki otsinguribale lehe, faili, inimesi nimi ning vali vastustest sobivad, et neid lähemalt vaadata;

• Following (Jälgin) kuvab kõiki lehti (näiteks nagu sinu tiimi leht või mõne muu alamüksuse leht, kellega oled seotud). Selleks, et lehte jälgida, vali lihtsalt ikoon lehe nime kõrvalt;

• Recent (Hiljutised) näitab Sulle lehti, mida oled hiljuti külastanud;

• Saved (Salvestatud) kuvab sulle postitusi või uudiseid, mille oled salvestanud hilisemaks lugemiseks. Selleks kliki Salvesta hilisemaks ikoonil postituse lõpus.

• Featured links (Olulised lingid) kuvab Sulle lehti, mida Sinu ettevõte on soovinud fookusesse tõsta.

Kõige ülaltooduga saad lähemalt tutvuda ka SIIN videos.

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.

Mida SharePoint Online veel võimaldab?

SharePoint on loodud koostööks ja koos töötamiseks. Järgnevalt lühike ülevaade sellest, mida saad selle abil veel teha.

• Loo ja jaga faile ja failikatalooge

Microsoft SharePoint dokumendikogus saad luua uusi faile, laadida üles oma faile ning jagada neid mugavalt ka teistega. Vaata videost lähemalt.

• Sünkroniseeri faile ja kaustu

Hoia oma failid alati asjakohased sünkroniseerides neid oma Microsoft 365 või SharePoint lehtede failikogudega. Nii on need alati Su arvutis olemas, isegi siis kui oled offline ja Sul puudub internetiühendus. Vaata videost lähemalt.

• Taasta jagatud failikaustu

Hoia oma failid alati asjakohased sünkroniseerides neid omajuhul kui suur hulk Su Microsoft SharePointi või Teamsi faile peaks saama kustutatud, ülekirjutatud, kahjustatud või pahavaraga nakatatud, siis saad hõlpsasti taastada kogu failikogu eelneva versiooni. Vaata videot!

• Tööta failidega neid alla laadimata

OneDrive Files On-Demand lahendus võimaldab Sulle ligipääsu oma SharePointi failidele ilma neid oma seadmesse alla laadimata. See võimaldab säästa ruumi seadme kõvakettal. Vaata videot!

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.

Loendite kohandamine ja kujundamine on selgelt üks viimase aja põnevamaid funktsionaalsusi, millega oma andmed elama panna. Nüüd on lisandunud ka võimalus loendi vaatest määrata listi kirjete väljade väärtusi. See võimaldab näiteks teha kuluaruannete loendi ning lasta need kinnitada otse loendi vaates:

Kinnitamine

Kinnitaja saab lihtsasti näha kinnitamise ootel olevaid üksusei ning ühe klikiga kas kinnitada või keelduda. Kliki peale muudetakse üksuse staatust vastavalt Kinnitatud või tagasi lükatuks. Sharepointi versiooniajalugu jätab igast muudatusest (kinnitamisest) jälje maha ning nii saab ka tagant-järele näha kes, millal ja mida on kinnitanud. Seda saab kasutada nii loendis kui ka dokumenditeegis dokumentide kinnitamise märkimiseks.

Teeme järele – selleks lisa oma loendisse uus valik tüüpi veerg nimega ‘Staatus‘:

Määrame valiku variantideks:

• Ootel
• Kinnitatud
• Tagasi lükatud

Lisa veel üks veerg nimega ‘Kinnitamine‘ ning vali selle veeru tüübiks ‘Üks tektirida‘:

Ja viimaseks – lisame Kinnitamine veerule vormindamise:

Selleks vali vormindamise paneelis ‘Täpsem reziim’, kus saad määrata JSON-i, mis vajalikud kinnitamise nupud tekitab:

{
    "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/column-formatting.schema.json",
    "elmType": "div",
    "style": {
      "flex-directon": "row",
      "justify-content": "left",
      "align-items": "center",
      "flex-wrap": "nowrap"
    },
    "children": [
      {
        "elmType": "div",
        "style": {
          "display": "=if([$Staatus] == 'Ootel' || [$Staatus] == '', 'inherit','none')",
          "flex-directon": "row",
          "justify-content": "left",
          "align-items": "center",
          "flex-wrap": "wrap"
        },
        "children": [
          {
            "elmType": "button",
            "customRowAction": {
              "action": "setValue",
              "actionInput": {
                "Staatus": "Kinnitatud"
              }
            },
            "attributes": {
              "class": "ms-fontColor-themePrimary ms-fontColor-themeDarker--hover"
            },
            "style": {
              "border": "none",
              "background-color": "transparent",
              "cursor": "pointer",
              "display": "flex",
              "flex-directon": "row",
              "justify-content": "left",
              "align-items": "center",
              "flex-wrap": "wrap"
            },
            "children": [
              {
                "elmType": "span",
                "attributes": {
                  "iconName": "SkypeCircleCheck"
                },
                "style": {
                  "padding": "4px"
                }
              },
              {
                "elmType": "span",
                "txtContent": "Kinnita",
                "style": {
                  "word-break": "keep-all"
                }
              }
            ]
          },
          {
            "elmType": "button",
            "customRowAction": {
              "action": "setValue",
              "actionInput": {
                "Staatus": "Tagasi lükatud"
              }
            },
            "attributes": {
              "class": "ms-fontColor-themePrimary ms-fontColor-themeDarker--hover"
            },
            "style": {
              "border": "none",
              "background-color": "transparent",
              "cursor": "pointer",
              "display": "flex",
              "flex-directon": "row",
              "justify-content": "left",
              "align-items": "center",
              "flex-wrap": "wrap"
            },
            "children": [
              {
                "elmType": "span",
                "attributes": {
                  "iconName": "Blocked"
                },
                "style": {
                  "padding": "4px"
                }
              },
              {
                "elmType": "span",
                "txtContent": "Keeldu",
                "style": {
                  "word-break": "keep-all"
                }
              }
            ]
          }
        ]
      },
      {
        "elmType": "div",
        "children": [
          {
            "elmType": "span",
            "txtContent": "='Avaldus on ' + toLowerCase([$Staatus])",
            "style": {
              "display": "=if([$Staatus] == 'Ootel' ||[$Staatus] == '' , 'none','inherit')",
              "padding-left": "5px",
              "word-break": "keep-all"
            }
          }
        ]
      }
    ]
  }

Kinnitamine 2

Veelgi lihtsam võimalus kinnitamiseks on kasutada Jah/Ei tüüpi veeru, mille väärtust saad otse loendi vaatest määrata:

Seda saab kasutada nii loendis kui ka dokumenditeegis dokumentide kinnitamise märkimiseks.

Teeme järele – lisame loendisse ‘Jah-Ei’ tüüpi veeru nimega ‘Kinnitatud’

Seejärel rakendame veerule vormindamise JSON-i:

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
  "elmType": "div",
  "style": {
    "display": "flex",
    "width": "100%",
    "height": "100%",
    "align-items": "center"
  },
  "children": [
    {
      "elmType": "div",
      "style": {
        "display": "flex",
        "width": "60px",
        "height": "30px",
        "border-radius": "15px",
        "align-items": "center",
        "flex-direction": "row",
        "justify-content": "=if(@currentField , 'flex-end' , 'flex-start')",
        "cursor": "pointer"
      },
      "customRowAction": {
        "action": "setValue",
        "actionInput": {
          "Kinnitatud": "=if(@currentField , '0' , '1' )"
        }
      },
      "attributes": {
        "class": "=if(@currentField , 'ms-bgColor-themePrimary' , 'ms-bgColor-neutralTertiaryAlt')"
      },
      "children": [
        {
          "elmType": "div",
          "style": {
            "display": "flex",
            "align-items": "center",
            "justify-content": "center",
            "font-size": "22px",
            "width": "18px",
            "height": "18px",
            "margin-left": "6px",
            "margin-right": "6px",
            "border-radius": "50%"
          },
          "attributes": {
            "class": "=if(@currentField , 'ms-fontColor-themePrimary ms-bgColor-white ' , 'ms-fontColor-neutralTertiaryAlt ms-bgColor-white')",
            "iconName": "=if(@currentField , 'Emoji2' , 'EmojiDisappointed')"
          }
        }
      ]
    }
  ]
}

Tahvli vaade (Kan-Ban board)

Ühe põneva uuendusena on loenditesse lähi-kuudel tulemas ka ‘Board-view’, ehk listi üksuseid saab kuvada Kan-Ban vaates tulpadena. See vaade on sageli kasutusel tööde ja ülesannete planeerimisel, kus saab mugavalt töid vastavalt staatusele õigesse tulpa edasi nihutada. Näide Microsfti enda demost:

Kokkuvõtteks

Kinnitamine Sharepointis sõltub hästi suuresti konkreetsest ärivajadusest ning selle lahendamiseks on päris mitmeid võimalusi. Alates lihtsatest kinnitamistest loendi või dokumenditeegi vaates (nagu käesolevalt vaatasime) kuni keeruliste mitme-tasemeliste kinnitamisteni Power Automate või custom lahendustes.

Anna meile teada, kuidas õnnestus kinnitamiste rakendamine listides ja dokumenditeekides? Kas tahaksid midagi täpsustada või teistmoodi teha? Anna meile julgelt teada ja võta ühendust 🙂

Varem väga tüütu pisiasi dokumentide haldamisel Sharepointis oli nende digiallkirjastamine. Allkirjastatav fail oli vaja alla laadida oma arvutisse ning seal sai allkirjastada. Ning allkirjastatud konteiner tuli uuesti üles laadida. Kui dokumendil oli küljes ka hulk metaandmeid siis need metaandmed tuli ka allkirjastatud failile uuesti külge panna. Päris tüütu tegevus ja võttis ka omajagu aega.

Pikalt ideena õhus olnud vajaduse vormistasime nüüd mugava lahendusena Sharepoint Online-i jaoks.

Lahenduse eelised:

• Smart-ID allkirjastamine
• Mobiil-ID allkirjastamine
• allkirjasta mitu dokumenti korraga
• dokumendi andmed kantakse üle allkirjastatud failile
• toimib ka mobiiltelefonis Sharepointi kasutades

Kuidas kasutada?

Allkirjastamiseks vali dokument või dokumendid, mida soovid allkirjastada ning klõpsa nupul ‘Allkirjasta’. Avanevas paneelis saab valida Smart-ID või Mobiil-ID allkirjastamise võimaluste vahel. Lisaks saad määrata ka loodava allkirjastatud faili nime. Vaikimisi määrab süsteem sama failinime, mis valitud dokumendil.

Andmed kanduvad allkirjastatud failile üle

Sageli kasutatakse dokumentide paremaks leidmiseks täiendavaid andmeveerge, mis dokumenti kirjeldavad (tähtaeg, lepingu number, vastutaja, jne). Allkirjastamise käigus kantakse kõik valitud dokumendi andmed üle ka allkirjastatud failile. Mitme dokumendi korraga allkirjastamisel saab valida millise dokumendi andmed loodavale allkirjastatud failile üle kantakse.

Toimib sõltumata seadmest

Nii nagu Sharepointi kasutamine on lihtne ja mugav kõikides seadmetes, on seda ka digiallkirjastamine. Mobiilis saad Sharepointis valida sobiva faili allkirjastamiseks ning kõik toimib samamoodi nagu arvutis.

Tundub huvitav?

Natuke lähemalt oleme kirjeldanud digiallkirjastamise lahendust siin: Digiallkirjastamine

Kui tunned, et see lahendus võiks ka teie ettevõttes tarbetut ajakulu ja tüütuid tegevusi vähendada, siis võta julgelt ühendust ja leiame koos lahenduse: info@sharecloud.ee

See on alles algus

Digiallkirjastamise võimaldamine Sharepointis on suur samm edasi, kuid meie plaanid on suuremad. Tahame selle võimekuse integreerida võimalikult mugavalt ettevõtte igapäevastesse protsessidesse, et digiallkirjastamine teha veelgi lihtsamaks. Siinkohal ootame suurima rõõmuga ideid, kuidas Sinu ettevõttes digiallkirjastamist võiks teha. Ja veel enam on teretulnud probleemi kirjeldused, kus täna ettevõttes allkirjastamisega mure on. Anna meile teada ja loome üheskoos ägedamaid lahendusi: info@sharecloud.ee