Enam ei pea Sharepointis olevate dokumentide digiallkirjastamiseks faile alla laadima oma arvutisse. Seda saab teha otse Sharepointi keskkonnas paari hiireklõpsuga. Digiallkirjastamine Sharepointis muutus just oluliselt lihtsamaks ja mugavamaks.
Varem väga tüütu pisiasi dokumentide haldamisel Sharepointis oli nende digiallkirjastamine. Allkirjastatav fail oli vaja alla laadida oma arvutisse ning seal sai allkirjastada. Ning allkirjastatud konteiner tuli uuesti üles laadida. Kui dokumendil oli küljes ka hulk metaandmeid siis need metaandmed tuli ka allkirjastatud failile uuesti külge panna. Päris tüütu tegevus ja võttis ka omajagu aega.
Pikalt ideena õhus olnud vajaduse vormistasime nüüd mugava lahendusena Sharepoint Online-i jaoks.
Lahenduse eelised:
- Smart-ID allkirjastamine
- Mobiil-ID allkirjastamine
- allkirjasta mitu dokumenti korraga
- dokumendi andmed kantakse üle allkirjastatud failile
- toimib ka mobiiltelefonis Sharepointi kasutades
Kuidas kasutada?
Allkirjastamiseks vali dokument või dokumendid, mida soovid allkirjastada ning klõpsa nupul ‘Allkirjasta’. Avanevas paneelis saab valida Smart-ID või Mobiil-ID allkirjastamise võimaluste vahel. Lisaks saad määrata ka loodava allkirjastatud faili nime. Vaikimisi määrab süsteem sama failinime, mis valitud dokumendil.
Andmed kanduvad allkirjastatud failile üle
Sageli kasutatakse dokumentide paremaks leidmiseks täiendavaid andmeveerge, mis dokumenti kirjeldavad (tähtaeg, lepingu number, vastutaja, jne). Allkirjastamise käigus kantakse kõik valitud dokumendi andmed üle ka allkirjastatud failile. Mitme dokumendi korraga allkirjastamisel saab valida millise dokumendi andmed loodavale allkirjastatud failile üle kantakse.
Toimib sõltumata seadmest
Nii nagu Sharepointi kasutamine on lihtne ja mugav kõikides seadmetes, on seda ka digiallkirjastamine. Mobiilis saad Sharepointis valida sobiva faili allkirjastamiseks ning kõik toimib samamoodi nagu arvutis.
Tundub huvitav?
Natuke lähemalt oleme kirjeldanud digiallkirjastamise lahendust siin: Digiallkirjastamine
Kui tunned, et see lahendus võiks ka teie ettevõttes tarbetut ajakulu ja tüütuid tegevusi vähendada, siis võta julgelt ühendust ja leiame koos lahenduse: info@sharecloud.ee
See on alles algus
Digiallkirjastamise võimaldamine Sharepointis on suur samm edasi, kuid meie plaanid on suuremad. Tahame selle võimekuse integreerida võimalikult mugavalt ettevõtte igapäevastesse protsessidesse, et digiallkirjastamine teha veelgi lihtsamaks. Siinkohal ootame suurima rõõmuga ideid, kuidas Sinu ettevõttes digiallkirjastamist võiks teha. Ja veel enam on teretulnud probleemi kirjeldused, kus täna ettevõttes allkirjastamisega mure on. Anna meile teada ja loome üheskoos ägedamaid lahendusi: info@sharecloud.ee