SharePoint Online: kellele ja milleks?

Tänapäeva kiiresti arenevas ärimaailmas on oluline olla efektiivne ja kiire. Siinkohal tuleb mängu SharePoint Online – dünaamiline tööriist, mis on paljude ettevõtete jaoks olnud ‘game-changer’.

Sõltumata teie rollist ettevõttes on SharePoint Online’il teile midagi pakkuda. Selleks oleme välja toonud mõningad SharePoint Online’i praktilised kasutusvõimalused ja levinud lõksud, mida vältida. 

Mis aga on SharePoint Online?

SharePoint Online (erinevalt SharePoint2013st ja SharePoint2017st), osa Microsofti 365 teenuste komplektist, on pilvepõhine teenus, mis on mõeldud igas suuruses ettevõtetele. See võimaldab meeskondadel koostööd teha tõhusas ja turvalises keskkonnas. Dokumentide hoidmisest projektide haldamiseni, SharePoint Online pakub mitmesuguseid funktsioone. 
Ja mis kõige parem – see tuleb TASUTA Microsoft 365 litsentsidega kaasa. 


Milleks kasutada SharePoint Online’i

  • Dokumentide haldamine ja koostöö: Üks peamisi SharePointi tugevusi on hulk kasulikke funktsionaalsusi, mis hõlbustab ettevõttes dokumentidega toimetamist. See on keskne koht, kus teie meeskond saab dokumente hoida, jagada ja dokumentidega ühiselt töötada, vähendades e-mailide ja mitme failiversiooni segadust. Sharepoint Online tagab dokumentide turvalise hoiustamise, kasutades Microsofti tipptasemel turvameetmeid. Mis tähendab, et teie olulised äridokumendid on kaitstud volitamata juurdepääsu ja potentsiaalsete küber-rünnakute eest. 
  • Meeskonna saidid: Looge saite, mis on kohandatud teie meeskonna või projekti vajadustele. Iga sait võib olla isemoodi või kasutades saidimalle saab luua iga projekti jaoks standardse ülesehitusega saidi. Igas saidis saab paika panna meeskonna (ligipääsud), kujunduse, lingid, kaustade struktuuri, sisulehed ja palju muud. Saitide loomist on võimalik ka automatiseerida. Meeskonna sait pakub ühtset keskkonda, kus jagada meeskonna või projekti infot ja dokumente, korraldada lihtsamini koostööd ja hoida meeskond projekti viimase infoga kursis. 
  • Integreerimine Office 365-ga: SharePointis hoitud Wordis või Excelis kolleegidega koostöö tegemine on mugav ja kiire, SharePointi lehe või dokumentide peegeldamine Teams-i käib paari klikiga ning Forms küsitlused saab lihtsasti lisada mistahes Sharepointi lehele. Need on vaid mõned näited tihedalt integreeritud teenustest MS 365 platvormil. 
  • Ettevõtte Siseveebina: SharePoint Online võimaldab luua keskse platvormi, kus töötajad saavad leida ettevõtte uudiseid, sündmusi, töötajate kontakte, näha lähenevaid sünnipäevasid ja leida teisi olulisi materjale. Tänu kohandatavale kasutajaliidesele saab iga ettevõte luua endale sobiva siseveebi, mis kajastab nende brändi ja ettevõttekultuuri. 
  • Töövoogude automatiseerimine: Ütle hüvasti käsitsi igavate tööde tegemisele! PowerAutomate-i vahendusel võimaldab SharePoint automatiseerida igapäevaseid lihtsaid töövooge, nagu dokumentide kinnitamine või sisseelamisprotsessid, säästes aega ja vähendades vigu. Automatiseerida saab iga töötaja enda tööülesandeid või luua automatiseeritud protsesse kogu ettevõttele. 
  • Personaliprotsesside Haldamiseks: SharePoint võimaldab tõhusalt hallata selliseid protsesse nagu puhkuste planeerimine, töötajate tulek ja lahkumine ning muud personaliga seotud protseduurid. Töötajad saavad hõlpsasti esitada puhkuseavaldusi, jälgida oma puhkuse saldot ning juhid saavad kiiresti neid taotlusi heaks kiita või tagasi lükata, muutes kogu protsessi sujuvamaks ja läbipaistvamaks. 
  • Kvaliteedijuhtimise Haldamiseks: SharePoint Online on eriti kasulik ettevõtetele, mis peavad järgima ISO standardeid või muid kvaliteedijuhtimise nõudeid. SharePointis saab hõlpsasti hoida ja hallata kvaliteedijuhendeid, protseduure, ISO dokumente ja muid kvaliteediga seotud dokumente. Tänu sellele, et SharePointis on võimalik rakendada väga täpselt juurdepääsuõigused, saavad ainult õiged inimesed ligi õigetele olulistele dokumentidele, tagades nõuetele vastavuse ja hõlpsa ligipääsu vajalikule teabele. 

See loetelu pole kaugeltki lõplik vaid annab pisut aimu, milleks Sharepoint Online platvormi saab ettevõttes rakendada. 

Milleks mitte kasutada SharePoint Online’i

dokumendihaldus-sharepointis-1
  • Asendus andmebaasisüsteemile: Kuigi SharePoint on suurepärane erinevat tüüpi info haldamiseks, ei asenda see andmebaasisüsteemi. SharePointi listides saab hoida infot nagu tabelites ning tabeleid omavahel seostada, ent see pole siiski relatsiooniline andmebaas ning ei sobi suurte andmemahtude jaoks. 
  • Keeruline projektijuhtimine: keerukate projektijuhtimisvajaduste korral võib parem valik olla spetsialiseeritud tarkvara – näiteks Microsoft Project. SharePoint sobib hästi lihtsa kuni keskmise keerukusega projektide jälgimiseks, kuid ei pruugi piisata keeruka projektijuhtimise jaoks. 
  • Kodulehe või välisveebi jaoks: SharePoint Online on mõeldud peamiselt ettevõtte sisemiseks kasutuseks ja ei ole hea valik avaliku kodulehe või välisveebi platvormina. Kuigi SharePoint võimaldab luua veebilehti, ei ole see mõeldud keeruliste, kõrge külastatavusega avalike veebisaitide jaoks, kus on vajalikud laiendatud SEO funktsioonid ja kohandatud kasutajakogemused. Lihtsamaid välisveebis kuvatavaid veebilehti saab luua näiteks PowerApps Pages abil. 
  • Laosüsteemiks: SharePoint Online ei ole mõeldud laohalduse ja -logistika jaoks. Kuigi see võimaldab dokumentide haldamist ja andmete salvestamist, puuduvad tal spetsiifilised funktsioonid, mis on vajalikud tõhusaks lao juhtimiseks, nagu varude jälgimine, saadetiste jälgimine või komplekse logistika haldamine 

Levinumad probleemid ja nende ületamine

  • Ei tea, kuidas alustada: SharePoint Online’i kasutuselevõtt võib alguses tunduda hirmutav, eriti kui puudub varasem kogemus sarnaste platvormidega. Kuid nagu iga asjaga on ka siin soovitatav alustada eesmärgist – mille jaoks SharePointi kasutama hakatakse? Tihti saab esialgsesse plaani kõik sisse – siseveeb, dokumendihaldus, CRM, jne… Siis tuleks plaan jagada etappideks ning iga etappi eraldi täpsemalt lahti mõtestada. Kindlasti võiks siin abiks olla välise spetsialisti kaasamisest, et aidata meeskonnal süsteemi paremini mõista ja eesmärki selgemalt konkreetseks tegevusplaaniks vormistada. 
  • Pole teadmisi süsteemi võimalustest ja hirm midagi katki teha: Teadmatus SharePoint Online’i võimaluste ja funktsioonide osas võib põhjustada hirmu süsteemi valesti kasutada või midagi “katki teha”. Selle mure lahendamiseks on oluline kaasata väline Sharepointi ekspert ja korraldada põhjalikke koolitusi või töötubasid, milles keskendutakse süsteemi võimalustele ja parimatele praktikatele. Sageli kardetakse, et väline ekspert on ettevõttele suur kulu – kuid praktikas osutub oluliselt suuremaks kuluks algselt ise-tegemine ning hiljem jõutakse ikkagi punkti, kus väline abi on hädavajalik.  
  • Töötajate kohanemine: Uue tööriista tutvustamine võib olla keeruline ja tekitada inimestes tõrget. Meie soovitus on alati alustada väikese grupi inimestega, kes on uudishimulikud ja entusiastlikud uusi lahendusi proovima. Kui test-grupp inimesi on juba nö ‘pardal’, siis hiljem jäävad nemad ka ülejäänud kollektiivile tugi-isikuteks, kellelt nõu küsida ja julgustust saada. 
  • Haldamine: Kehtestage selged juhised, kuidas SharePointi peaks teie organisatsioonis kasutama, et vältida väärkasutust või info ülekoormust. Kindlasti peaks kaaluma juhendite ja tugimaterjalide loomist, mis aitavad kasutajatel süsteemist aru saada ja efektiivselt kasutada. Juhendite ja tugimaterjalide hoidmiseks kasutage kohe juba Sharepoint platvormi. 

SharePoint Online on mitmekülgne tööriist, mis parandab oluliselt teie ettevõtte koostööd ja efektiivsust. Siiski on oluline mõista selle võimalusi, potentsiaalseid piiranguid ning järgida parimaid praktikaid, et sellest maksimumi võtta. 

Kas vajate rohkem juhiseid või soovite uurida, kuidas SharePoint Online sobib teie ettevõttesse? Võtke meiega kindlasti ühendust ja muudame teie äritegevuse sujuvamaks ja efektiivsemaks! 

ShareCloud värbab front-end arendaja

Meil on 10+ aastat ekspertkogemust äriprotsessidel põhinevate Microsofti tarkvara ärilahenduste loomisel. Meie missiooniks on luua lahendusi, mis lihtsustavad oluliselt meie klientide infohaldusprotsesse. 


Keskendume nii Office 365 ja SharePointi platvormidele kui ka erilahenduste loomisele. Töötame uusimate tehnoloogiate ja Microsofti pilveteenustega

Meie klientideks on peamiselt ettevõtted Baltikumist ja Skandinaaviast.

“Ootame sind liituma ettevõttega, mis on väike aga võimas ja kus sõna “Legacy” on ainult actionfilmi pealkiri,” Mihkel Moorats, ShareCloudi tegevjuht.


Keskendume nii Office 365 ja SharePointi platvormidele kui ka erilahenduste loomisele. Töötame uusimate tehnoloogiate ja Microsofti pilveteenustega
Meie klientideks on peamiselt ettevõtted Baltikumist ja Skandinaaviast.

ShareCloud värbab oma tiimi front-end arendaja. Tutvu tööpakkumisega ja kandideeri:

https://recruitlab.co.uk/i/ikigaitalent/job/rxKhrGGb/front-end

Andmete varundamise olulisus Microsoft 365 puhul

Andmete varundamine ehk andmete back-up on teema, millele tasub mõelda pigem varem kui hiljem, sest nii väldid andmekadu ja planeerimata kulusid. Samuti tasub seda teha ka Microsoft 365 (Office 365) kasutajatel.  Selles blogipostituses kirjutame sellest, mida saaksid juba täna selleks teha, et kaitsta ja kindlustada oma ärikriitilised andmed.

andmete_varundamine_andmete_backup_1

Kas andmete varundamine on vajalik?

Jah, on, sest sel on otsene seos raha ja kuludega olenemate sellest, kas andmekao põhjuseks oli vargus, force majeure või lihtsalt üks tass head kohvi, mille hooletusest arvutile kummutasid. 

Iga andmekadu toob endaga kaasa otsesed ja kaudsed kulud. Varukoopia olemasolul saad andmed hõlpsasti taastada, kuid selle puudumisel on andmed jäädavalt kadunud. Erinevatest levinud andmekao põhjustest leiad ülevaate allpool.

Kas Sinu (ettevõtte) andmed on varundatud?

Ilmselt vastad sellele küsimusele “jah”, Microsoft tegeleb sellega, sest oled ju Microsoft 365 kasutaja. Tegelikult on vastus “ei”, kuna SaaS (Software as a Service) teenusepakkuja (nagu ka Microsoft), vastutab selle eest, et töövahendid ja nende kasutamist võimaldav infrastruktuur oleksid töökorras ja kaitstud.

Andmed ja nende turvalisus on Sinu vastutusala. Vastavalt Microsofti jagatud vastutuse mudelile (Microsoft’s Shared Responsibility Model) on andmete haldamine, ärikriitiliste andmete kaitse kasutaja või kliendi enda vastutus.

Siit saad sel teemal lisaks lugeda.

andmete_varundamine_andmete_back_up_shared_responsibility_model

Kas OneDrivest ja failide arhiveerimisest siis ei piisa?

Oluline on meeles pidada, et isegi kui paljud Microsoft 365 sisseehitatud funktsionaalsused jätavad mulje andmete varundamisest, siis tegelikult ei ole see nii lihtne. 

Microsoft OneDrive hoiab küll koopiat kasutaja failidest Microsofti pilves, aga see ei ole andmete varukoopia. Tegelikult kui kasutaja fail on kustutatud või pahavara poolt kahjustatud, siis kajastub see automaatse sünkroniseerimise tulemusel ka OneDrive’is. Ehk siis algfaile ei ole võimalik enam taastada, kuna neid ei eksisteeri või need on krüpteeritud.

Andmete varundamise definitsioon ütleb, et back-up on varukoopia, mida hoitakse eraldiseisvalt eraldi asukohas, et vajadusel selle abil kiirelt ja mugavalt andmed taastada. Varukoopia olemasolul saab andmed taastada, selle puudumisel on andmed jäädavalt kadunud.

Kui soovid lugeda lisaks, kuidas jaguneb vastutus Sinu ja Microsofti vahel, siis saad seda teha SIIN.

Pea meeles: Sinu andmed on Sinu vastutus. 

Juurutuse tüübist olenemata lasub vastutus järgmiste komponentide osas alati Sinul:

  • andmed;
  • lõpp-punktid;
  • konto;
  • juurdepääsuhaldus.

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.

Miks on andmete varundamine oluline?

Järgnevalt tutvustame seitset kriitilist põhjust, miks tuleb andmeid varundada. Millised on need tahtmatud või tahtlikud olukorrad, mis võivad põhjustada andmekao ja sellega kaasnevad kulud. 

  • Ekslik kustutamine: see on enimlevinud Microsoft 365 andmekao põhjus. Olenemate sellest, kas see juhtus tahtlikult või tahtmatult, on andmed kogu võrgus kustutatud. Varukoopia olemasolu võimaldab taastada Exchange või Microsoft 365 kasutaja ja andmed serveris.

  • Ebakõlad ja puudujäägid andmete säilitamise põhimõtetes (retention policy gaps and confusion): Microsoft 365 säilitamise põhimõtted on töötatud välja selleks, et aidata organisatsioonidel ja ettevõtetel täita seadusandlusest, normidest ja sisemistest kokkulepetest tulenevaid nõudeid; need ei ole varukoopiad. Kõiksugu säilitamise põhimõtete järgimine ning haldamine on keerukas ülesanne. Andmete varundamine on andmete säilitamise viis, mis on turvaline ja eraldi salvestuskohas hoitud, et vajadusel võimaldada kiire andmete taastamine.

  • Sisemised turvariskid: äririskidest rääkides peetakse sageli silmas väliseid riske ja andmete kaitset nende vastu. Siiski seisavad paljud ettevõtted silmitsi ka sisemiste turvariskidega. See probleem on tegelikult palju aktuaalsem kui sageli arvama kiputakse. Õige back-up lahenduse korral vähenevad märkimisväärselt andmekao ja hävimise võimalikud riskid ning ka sellega kaasnevad kahjud.

7-pohjust-andmete-varundamiseks-andmete-backupi-pohjused
  • Välised turvariskid: pahavara areneb pidevalt ning kurikaelad leiavad uusi võimalusi, kuidas tungida ligi ettevõtte andmetele. Sageli järgneb küber-rünnakuga ettevõtte andmete massiline krüpteerimine. Andmete varundamine võimaldab sellisel juhul taastada andmed rünnakule eelnenud kujul.

  • Juriidilised nõuded ja vastavusnõuded: Microsoft 365’te on küll sisse ehitatud hulk funktsionaalsusi (nt eDiscovery), kuid kolmandate osapoolte poolt pakutavad varunduslahendused on loodud spetsiaalselt sellel eesmärgil. Need  võimaldavad otsida ja leida vajalikke andmeid varukoopiast ning taastada vajalikud andmed kiiresti, et tagada vastavus kõigi nõuetega.

  • Postkastide haldus ja migreerimine:  postkastide migreerimine MS365 keskkonda ja haldus hübriid-keskkondades nõuab samuti hoolikat andmete varundamist, hoolimata andmete alg-asukohast.

  • Teamsi andmestruktuur: Microsoft Teamsis andmete salvestamise arhitektuur on palju keerukam, kui me arvata oskame. See tähendab, et Teamsi andmed ei salvestu ainult rakenduses endas, vaid Teamsi genereeritud andmed paiknevad teistes rakendustes nagu Exchange Online, SharePoint Online ja OneDrive. Selles kontekstis on andmete adekvaatne kaitse äärmiselt oluline.

Kuidas saaksin oma andmeid kaitsta?

Selleks on mitu võimalust, esiteks võid leida ise lahendused ja võimalused, kuidas andmed oleksid korrektselt varundatud. Teine võimalus on selleks kogemustega partner, kes omab pidevat ülevaadet turul pakutavatest lahendustest, on neid testinud ja kasutanud ning oskab soovitada just Sinu vajadustele sobiva.

ShareCloudis omame pikaajalist kogemust erinevate teenusepakkujatega ning oleme tänaseks valinud välja järgmised: VeeAm ja N-Able.

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.

SharePoint Online: praktilised soovitused tööks dokumentidega

Eelmises blogipostituses alustasime algusest ehk siis sellest, mis on SharePoint Online ja milleks seda kasutatakse. Seekord läheme teemaga edasi ja jagame praktilisi nõuandeid ja soovitusi, kuidas kasutada SharePointi dokumendihaldusena veel efektiivsemalt.

sharepoint-nouanded-1

Säästa aega

Failide ja dokumentide saatmine e-kirja teel on ajamahukas ja ei võimalda teha koostööd parimal võimalikul viisil. Pilve-põhine failihaldustööriist SharePoint Online (edaspidi SPO)  seevastu loob selleks vajalikud võimalused.  Kui Sa juba oled Microsoft 365 (endise nimega Office 365) kasutaja, siis saad seda kasutada osana oma valitud paketist

Nii säästad aega ja ei pea enam faile edasi-tagasi e-mailiga saatma, sest kõik on kõigile alati pilves olemas ja kättesaadav.

Otsi targalt

SharePointiga töötamisel võiksid end kindlasti viia kurssi põhimõtetega, kuidas sealne failiotsing ja otsinguriba töötavad. Kui Sulle tundub, et soovitud faile on raske üles leida, siis küsi endalt, kas oskad otsingut hästi kasutada?

Vaatame lähemalt, mida saad SPOs otsida ja mida mitte?

  • Kui kasutajal puuduvad õigused dokumendiga nägemiseks, siis ei kuvata seda faili ka tema otsingutulemustes; seega tasub alati kontrollida, kas vajalikud õigused ja ligipääsud on olemas.
  • Kui kõik õigused on olemas, siis peaksid vajaliku faili leidma lihtsat otsingut kasutades hõlpsasti üles.
  • SharePointi otsing otsib vasteid nii pealkirjadest, dokumendi sisust kui ka nende metaandmetest.
  • Otsingus saab kasutada ka AND ja OR tehtemärke, et otsingut täpsustada

Pea meeles: otsing teostatakse ainult Office ja PDF failide sisust. Otsing faili sisust ei toimi piltide, PDF (kui sisu on pildina) ja muude vähem tuntud failide puhul.

Sharepoint otsingu kohta lähemalt saab lugeda: Microsoft Search

Ole failide nimetamisel süsteemne

Dokumentide ja failide järjepidev nimetamine on ilmselt paras igapäevane väljakutse nii Sulle kui ka Sinu kolleegidele. Efektiivsele failihaldusele aitab kaasa süsteemsus ja kokkulepitud põhimõtete ühine jälgimine.

sharepoint-nouanded-3
  • Kui SPO failikaust on ühises kasutuses, siis tasub jälgida, et samu failinimesid ei kasutataks korduvalt. See võimaldab erinevatel dokumentidel hõlpsamini vahet teha ja neid otsinguga/otsingus paremini üles leida. Mida rohkem sama nimega duplikaate on failidest, seda suuremad on võimalused segaduse tekkeks ja ka võimalikeks andmekadudeks. 
  • Failide nimetamisel väldi üli-pikkasid nimetusi. Pikem selgitus ja täpsustus faili kohta lisa parem eraldi metaandmetesse. Selleks lisa dokumenditeeki juurde veerg ‘Mitu tekstirida’.
  • Hoia alati failist ühte koopiat. Sharepoint hoolitseb taustal selle faili kõikide versioonide säilimise eest. Kui peaks olema vaja varasemat versiooni, saab seda lihtsasti vaadata või taastada.

Pea meeles: isegi kõige lihtsamad ühiselt kokkulepitud põhimõtted dokumentidega töötamisel toetavad Sind ja Sinu tiimi igapäevatöös ning aitavad hoida kokku tarbetuid klikke failide vahel navigeerides ja seda “õiget” otsides.

Pane pildiotsing tööle

Piltide märgistamine viidetega ehk tagidega võimaldab Sul ka pilte otsinuga hästi üles leida. Kui sa ei ole lisanud piltidele tage, siis võib tekkida olukord, et SPO lisab need Su piltidele automaatselt ja nii kuvatakse neid ka otsingus.

  • Piltide tag’ide uuendamine on automaatne protsess ning võib juhtuda, et automaatse uuenduse käigus kirjutatakse varasemad tagid üle. 
  • Käsitsi märgistatud piltide tage ei kirjutata kunagi automaatselt üle. Seega võid kindel olla, et info on adekvaatne ja otsing töötab selles osas laitmatult.

Pea meeles: märgista pildid vajalike tagidega, nii võid olla kindel, et Su pildifailid on korrektselt kättesaadavad ja otsinguga kiirelt leitavad.

Seadista töövood

Ilmselt tegeled igapäevaselt ka failidega, mille laiemaks avaldamiseks on vajalik eelnevalt nende sisu üle vaadata ja kinnitada. Sellisel juhul on Sulle abiks kinnitamise töövoog (PowerAutomate).

  • Alati saad vaadata failide sisu üle ka manuaalselt enne avaldamist. Kuid seda saab teha ka lihtsamalt.
  • SPO võimaldab seadistada kindla töövoo sisu ülevaatamiseks ja kinnitamiseks, mis muudab kogu protsessi kõigile kiiremaks ja mugavamaks. Nii saad olla alati kindel, et laiemale kasutajaskonnale avaldatud faili sisu on selleks sobilik ja kõigi seotud vajalike inimeste poolt kinnituse saanud.

Lukusta tundliku sisuga ja salajased dokumendid

Kui Sinu failikaustadel on väga lai kasutajaskond, kes paigutub ka organisatsiooni struktuuris erinevatele tasemetele, siis turvalisuse seisukohast on mõistlik lubada teatud failide kasutamine vaid tippjuhtidele ja keskastmejuhtidele (või tiimijuhtidele).

Pea meeles:

Lukusta tundlikku sisu sisaldavad dokumendid, et vältida nende muutmist, ülekirjutamist või kustutamist erinevate tiimiliikmete poolt.

Kuidas seda teha?

– Ava soovitud dokumenditeek, siis ava Saidi sätted (Site Settings), Saidikogumi funktsioonid (Site Collection Features) alt leiad Kohapealne säilikuhaldus (In Place Records Management), aktiveeri see.

– Liigu tagasi valitud dokumenditeeki, kus asuvad failid, mida soovid lukustada. Kliki Teegi sätted (Library Settings), vali Kirje deklareerimissätted (Record declaration settings), märgi aktiivseks valik Luba alati kirjete käsitsi deklareerimine (Always allow the manual selection of records).

– Fail lukustamiseks tee veel järgmist:
Mine tagasi soovitud failide juurde valitud failikogus või kataloogis. Vali fail, kliki kolmel punktil ja ava Rohkem -> Nõuetele vastavuse andmed (More -> Compliance details) ja klõpsa lingil Deklareeri kohapealse säilikuna (Declare as an in-place record).

See lukustab faili muudatustele ja seda ei saa keegi omavoliliselt edaspidi muuta. Muudatust kuvatakse ka sümbolina vastava failinime juures.

Kas teadsid, et SPO võimaldab automatiseerida lukustusfunktsioon ka töövoo lõpus või peale dokumendi kinnitamist? Nii peavad kasutajad dokumendiga töötamisele vähem aega kulutama. Samuti on võimalik automaatne failide lukustamine ka näiteks siis, kui dokumendid on tõstetud näiteks finantstarkvarast SharePointi arhiveerimise eesmärgil.

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.

sharepoint_online_mis_see_on
SharePoint Online – mis see on ja mida sellega teha saab? Alustame algusest.

SharePoint Online on Microsofti poolt loodud digitaalne tööriist sisu, materjalide ja rakenduste jagamiseks ja haldamiseks. Selle toetab meeskonnatööd, aitab leida vajamineva info ning teha koostööd nii organisatsiooni sees kui ka sellest väljaspool. 

SharePoint Microsoft 365 (Office 365) paketis

Tegemist igas suuruses ettevõtetele pilvepõhise lahendusega, mida majutab Microsoft. See lahendus ei eelda SharePoint Serveri paigaldamist Sinu serverisse, vaid piisab Microsoft 365 (endise nimega Office 365) või SharePoint Online eraldiseisva teenuse tellimisest. Sinu meeskond saab luua sisulehti, et luua, hallata ja jagada faile ja infot kolleegide, partnerite ja klientidega.  Vaata SharePointi tutvustavat videot.

Microsoft 365 pakettide kohta leiad lisainfot SIIT.

Milleks SharePoint Online mõeldud on?

Microsoft SharePointi saavad kasutada nii PC, Maci, kui ka mobiilsete seadmete kasutajad.

Selle abil saad teha järgmist:

  • ehitada siseveebi lehti ning luua sinna sisulehti, failikogusid ja nimekirju;
  • lisada erinevaid veebikomponente (tekstid, pildid jms) vastavalt oma vajadustele;
  • kuvada olulisi visuaale, uudiseid, uuendusi tiimi- või suhtluslehtedel;
  • avastada, jälgida, otsida sisulehti, faile ja inimesi üle terve organisatsiooni;
  • hallata oma igapäevast töörutiini kasutades töövooge, vorme ja nimekirju;
  • sünkroniseerida ja hoida oma faile pilves mugavaks koostööks;
  • olla kõigega toimuvaga mobiilirakenduse abil alati kursis.

Vaata ka lehe loomist tutvustavat lühivideot SIIN.

Microsoft SharePoint avaleht on kui Sinu personaalne veebilehitseja avaleht, kust leiad erinevad SharePointi lehed ja portaalid, saad lugeda uudiseid ning leida vajalikke materjale.

Täpsemalt:

  • News (Uudised) lehed koondab värskemad uudised ja uuendused lehtedelt, mida Sa tihti külastad või jälgid;
  • Frequent sites (Lemmikud) kuvab nende lehtede sisu ja tegevusi, mida sageli külastad.
  • Suggested sites (Soovitatud lehed) kuvatakse vastavalt Sinu hiljutistele otsingutele ning Microsoft Graph soovitustele (eeldab, et Microsoft Graph on administraatori poolt lubatud);
  • Otsing: trüki otsinguribale lehe, faili, inimesi nimi ning vali vastustest sobivad, et neid lähemalt vaadata;
  • Following (Jälgin) kuvab kõiki lehti (näiteks nagu sinu tiimi leht või mõne muu alamüksuse leht, kellega oled seotud). Selleks, et lehte jälgida, vali lihtsalt Shows the Star icon ikoon lehe nime kõrvalt;
  • Recent (Hiljutised) näitab Sulle lehti, mida oled hiljuti külastanud;
  • Saved (Salvestatud) kuvab sulle postitusi või uudiseid, mille oled salvestanud hilisemaks lugemiseks. Selleks kliki Salvesta hilisemaks ikoonil Save for later flag postituse lõpus.
  • Featured links (Olulised lingid) kuvab Sulle lehti, mida Sinu ettevõte on soovinud fookusesse tõsta.

Kõige ülaltooduga saad lähemalt tutvuda ka SIIN videos.

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.

Mida SharePoint Online veel võimaldab?

SharePoint on loodud koostööks ja koos töötamiseks. Järgnevalt lühike ülevaade sellest, mida saad selle abil veel teha.

  • Loo ja jaga faile ja failikatalooge

Microsoft SharePoint dokumendikogus saad luua uusi faile, laadida üles oma faile ning jagada neid mugavalt ka teistega. Vaata videost lähemalt.

  • Sünkroniseeri faile ja kaustu

Hoia oma failid alati asjakohased sünkroniseerides neid oma Microsoft 365 või SharePoint lehtede failikogudega. Nii on need alati Su arvutis olemas, isegi siis kui oled offline ja Sul puudub internetiühendus. Vaata videost lähemalt.

  • Taasta jagatud failikaustu

Hoia oma failid alati asjakohased sünkroniseerides neid omajuhul kui suur hulk Su Microsoft SharePointi või Teamsi faile peaks saama kustutatud, ülekirjutatud, kahjustatud või pahavaraga nakatatud, siis saad hõlpsasti taastada kogu failikogu eelneva versiooni. Vaata videot!

  • Tööta failidega neid alla laadimata

OneDrive Files On-Demand lahendus võimaldab Sulle ligipääsu oma SharePointi failidele ilma neid oma seadmesse alla laadimata. See võimaldab säästa ruumi seadme kõvakettal. Vaata videot!

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.