Kust leida uusimat puhkuseavaldust, kelle poole pöörduda IT-murega ja kus asuvad ettevõtte kehtivad juhendid ning vajalikud vormid? Millised uudised puudutavad minu osakonda ning kus näeb järgmise nädala koolitusi või kogu ettevõtte kõige tähtsamaid sündmusi? Kui vastuseid tuleb otsida Teamsist, e-kirjadest, failikaustadest või kolleegilt, ei täida siseveeb oma põhieesmärki. Hästi üles ehitatud siseveeb SharePointis koondab igapäevase töö jaoks vajaliku info ja tegevused ühte selgesse ja loogilisse keskkonda. See vähendab otsimisele kuluvat aega ning aitab töötajal jõuda märksa kiiremini järgmise tegevuse või õige inimeseni. Microsoft 365 siseveeb ei ole seetõttu enam lihtsalt koht, kuhu personaliosakond aeg-ajalt ettevõtte uudiseid või dokumente lisab. Kaasaegne SharePointi siseveeb toimib pigem töötaja digitaalse töölauana, kus info, inimesed ja igapäevased protsessid on omavahel seotud. Seekord vaatame kuut võimalust, mille tulemus peab väljenduma töötajate lihtsamas ja kiiremas igapäevatöös.
1. SharePointi siseveeb aitab olulisel infol õigete inimesteni jõuda
Ettevõtte uudised ei anna väärtust siis, kui oluline teade kaob kümnete üldiste sõnumite või Teamsi vestluste vahele. SharePointi siseveeb võimaldab koondada ettevõtte teated, osakondade uudised, muudatused ja sisemised sündmused ühte hästi hallatavasse infovoogu. Töötaja jaoks tähendab see, et siseveeb SharePointis saab näidata eelkõige tema rolli või üksust puudutavat värsket infot. Selliselt üles ehitatud siseveeb aitab vähendada olukordi, kus oluline muudatus on küll avaldatud, kuid vajalikud inimesed pole seda õigel ajal märganud.
Näiteks võib tootmisüksus näha esmalt ohutusinfot, kontoritiim aga uut töökorraldust või eelseisva koolituse praktilisi üksikasju. Hästi kujundatud siseveeb SharePointis toetab sihitud sisekommunikatsiooni, sest kõigile töötajatele ei pea näitama sama sisu samas järjekorras. Tulemuseks on vähem korduvaid küsimusi juhtidele ja personalile, väiksem infokadu ning kiirem reageerimine ettevõttes toimuvatele muudatustele.
2. SharePointi siseveeb teeb juhendid ja dokumendid lihtsasti leitavaks
Töötaja ei peaks täna teadma, millises failikaustas asub kehtiv lähetusjuhend või millise nimega salvestati kõige uuem dokumendimall. Hästi korraldatud siseveeb SharePointis toob juhendid, vormid, poliitikad ja mallid nähtavale töötaja tavapärase tööloogika järgi. Sisu toimib paremini siis, kui see on korrastatud teemade, vastutajate ja metaandmete järgi, mitte ainult kaustade kaupa. Microsoft 365 siseveeb saab selle info siduda SharePointi otsinguga, et töötaja leiaks vajaliku dokumendi ka siis, kui failinimi ei meenu.
Näiteks puhkuse planeerimisel ei pea inimene otsima personalikaustast eraldi puhkusekorda, vormi ja infot avalduse esitamise kohta. Samal lehel võib siseveeb SharePointis näidata kehtivat juhendit, avalduse esitamise kohta ning vastuseid kõige tavalisematele küsimustele. Tulemuseks on lühem otsingu aeg, vähem vanade dokumentide kasutamist ning vähem küsimusi selle kohta, kust õige juhend leida. Microsoft 365 siseveeb muutub nii teadmiste hoidlast keskkonnaks, kus info suunab töötaja kohe järgmise sammuni. Nii aitab näiteks ShareCloudi siseveebi lahendus olemasoleva Microsoft 365 keskkonna kujundada töötajale arusaadava kasutusloogika järgi.
3. Töötajate kontaktid peavad vastama küsimusele „kelle poole pöörduda?”
Suuremas ettevõttes võib õige kolleegi leidmine võtta rohkem aega kui küsimuse enda lahendamine või vajaliku tegevuse tegemine. Kaasaegne SharePointi siseveeb peaks näitama töötaja nime kõrval ametikohta, osakonda, kontaktandmeid ja vajadusel ka tema vastutusvaldkonda. Näiteks aitab siseveeb SharePointis leida kiiresti inimese, kes vastutab IT-teenuse, kontori, konkreetse kliendi või personaliteema eest. Siseveeb saab kasutada organisatsioonis juba hallatavaid töötajaandmeid ning vähendada eraldi kontaktinimekirjade käsitsi uuendamise vajadust.
Praktiline kasu tekib siis, kui töötaja ei pea teadma inimese nime, vaid saab õiget kolleegi otsida vastutusvaldkonna või rolli järgi. SharePointi siseveeb muudab organisatsiooni struktuuri nähtavamaks ning vähendab olukordi, kus lihtne küsimus liigub enne lahenduseni jõudmist mitme kolleegi lauale. Tulemuseks on see, et õige kontaktini jõutakse kiiremini, vähem küsimusi saab edasi suunatud ja uute töötajate sisseelamise protsess on lihtsam. Samuti aitab siseveeb SharePointis uuel töötajal kiiremini mõista, kes millega tegeleb ja kuidas erinevad tiimid omavahel seotud on.
4. SharePointi siseveeb saab olla ka iseteeninduse koht
Kui siseveebis saab ainult infot lugeda, jääb suur osa selle võimalikust väärtusest töötajate igapäevatöös kasutamata. Siseveeb SharePointis võib olla koht, kus töötaja esitab puhkuseavalduse, saadab IT-päringu või käivitab vajaliku sisemise kinnitusringi. Selline lahendus seob info ja tegevuse kokku, et töötaja ei peaks järgmise sammu jaoks uut süsteemi otsima. Microsoft 365 siseveeb saab kasutada Microsoft 365 tööriistu ja automatiseerimist, et vormilt alanud tegevus liiguks automaatselt õigete inimesteni.
Näiteks saab töötaja puhkuse planeerimise puhul samast kohast vaadata kehtivaid reegleid, esitada avalduse ning hiljem selle menetlemise seisu kontrollida. Kui siseveeb SharePointis seob vormi automatiseeritud töövooga, jäävad ära käsitsi edasi saatmine ja osa korduvatest meeldetuletustest. Tulemuseks on vähem e-kirju, lühem menetlusaeg ja vähem küsimusi selle kohta, kelle käes taotlus parasjagu on. Microsoft 365 siseveeb võib samal põhimõttel toetada seadmete tellimist, sisseelamist, ostusoove või teisi ettevõttes korduvaid sisemisi protsesse.
5. SharePointi siseveeb koondab kalendrid ja sündmused ühte vaatesse
Ettevõtte koolitused, tähtajad ja üritused kaotavad väärtuse, kui info nende kohta jõuab inimesteni juhuslikult või liiga hilja. SharePointi siseveeb saab koondada olulised sündmused ühte vaatesse ning tuua töötaja ette selle, mis talle päriselt oluline ja vajalik on. Näiteks võib siseveeb SharePointis näidata ettevõtte üldüritusi, osakonna koolitusi, olulisi tähtaegu ja muid varem kokkulepitud ühiseid tegevusi. Microsoft 365 siseveeb aitab vähendada olukordi, kus sama infot jagatakse eraldi kalendris, e-kirjas ja käsitsi koostatud meeldetuletuses.
Kalender muutub eriti kasulikuks siis, kui sündmus seostub registreerimise, koolitusmaterjalide või muu töötajale vajaliku lisainfoga. SharePointi siseveeb võib viia sündmuse juurest otse registreerimise või materjalideni ilma uut kanalit või kausta otsimata. Tulemuseks on parem nähtavus, vähem viimase hetke küsimusi ning väiksem tõenäosus, et oluline koolitus või tähtaeg jääb märkamata.
6. SharePointi siseveeb aitab AI abil vastused kiiremini üles leida
Ka hästi korrastatud siseveeb sisaldab aja jooksul palju juhendeid, protsesse ja muid materjale, mille vahel navigeerimine aega võtab. SharePointi siseveeb saab seda lihtsustada Copiloti agendiga, mis kasutab valitud SharePointi sisu ning arvestab kasutaja olemasolevaid ligipääsuõigusi. Näiteks võib siseveeb SharePointis aidata vastata küsimusele, kuidas vormistada lähetust või milline kord kehtib kodukontori seadmete tellimisel. Microsoft 365 siseveeb ei näita sellisel juhul ainult otsingutulemusi, vaid aitab olemasolevast sisust vajaliku vastuse kiiremini leida.
AI ei paranda halvasti korraldatud infot, mistõttu peab SharePointi siseveeb toetuma ajakohastele juhenditele, selgetele omanikele ja korrektsetele õigustele. Copiloti agent töötab paremini siis, kui siseveeb SharePointis kasutab ametlikke allikaid ning organisatsioon on nende haldamise kokku leppinud. Tulemuseks on kiiremad vastused tavaküsimustele, väiksem koormus tugifunktsioonidele ning vähem aega pikkade juhendite läbilugemisele. Microsoft 365 siseveeb saab AI abil otsimist vähendada, kuid vastuse kvaliteet sõltub ikkagi selle aluseks oleva info kvaliteedist.
Kõiki võimalusi ei pea korraga kasutusele võtma
Kaasaegse siseveebi eesmärk ei ole lisada võimalikult palju funktsioone, vaid lahendada töötajate kõige sagedasemaid ja ajamahukamaid igapäevaprobleeme. SharePointi siseveebi ülesehitamine võib ühes ettevõttes alata töötajate otsingust ja uudistest, teises juhendite korrastamisest või puhkuseprotsessi automatiseerimisest. Microsoft 365 siseveeb annab selleks tugeva tehnilise aluse, kuid tegelik väärtus sünnib ettevõtte töötajate vajadustele vastavast ülesehitusest. Enne arendamist tasub seetõttu vaadata, millised küsimused, otsingud ja käsitsi tehtavad tegevused töötajate tööpäevas kõige sagedamini korduvad.
SharePointi siseveeb saab seejärel kasvada etappide kaupa, lisades uusi võimalusi siis, kui olemasolevad lahendused reaalset kasutust leiavad. Microsoft 365 siseveeb ei pea esimesest päevast tegema kõike, kuid iga lisatud funktsioon peaks lahendama selgelt mõistetava probleemi.
Milliseid tegevusi võiks teie siseveeb lihtsamaks muuta?
Hea siseveeb vähendab olukordi, kus töötaja peab vajaliku info või tegevuse leidmiseks teadma ettevõtte süsteemide sisemist loogikat. See toob ühte kohta uudised, inimesed, juhendid, sündmused ja protsessid ning aitab töötajal kiiremini oma tegeliku töö juurde tagasi jõuda. Kaasaegne siseveeb ei ole lihtsalt kommunikatsioonikanal, vaid keskne töökeskkond, kus töötaja saab infot leida ja vajalikke tegevusi teha.
ShareCloud aitab kujundada SharePointi siseveebi lahenduse vastavalt teie meeskonna vajadustele, alates info korrastamisest kuni iseteeninduse ja automatiseeritud tööprotsessideni. Võta meiega ühendust kodulehe või meie LinkedIni kaudu ja aitame välja selgitada, millised igapäevased tegevused võtavad töötajatelt täna kõige rohkem aega ning millised neist saaks esimesena lihtsamaks muuta.
