Juhendite koostamine, kinnitamine, töötajatele suunamine ja tutvumise kinnitused on ühes lahenduses teie enda Microsoft 365 keskkonnas. Vajadusel saab lisada juhenditele testimise võimekuse, mis näitab, kas sisu ka omandati.
Oleme teinud video. Ja siia saab veel panna põhjuseid miks kasutaja peaks investeerima 5 minutit oma päevast ja andma sellele tähelepanu.
Juhendid on enamikus ettevõtetes olemas ja korralikult kirjutatud. Ülevaade sellest, kes nendega tutvunud on, tekib enamasti alles siis, kui keegi seda küsib.
Osa juhendeid on allkirjastatud paberil, osa kinnitatud mõnes muus infosüsteemis, osa e-kirjaga. Ülevaate kokkupanemine tähendab andmete käsitsi koondamist mitmest allikast.
Juhend muutub, tutvumise kinnitus jääb vanaks. Kui muudatus puudutas just seda osa, mis on oluline, ei ütle kolm aastat vana kinnitus enam midagi.
Keegi peab jälgima, kes tähtajaks tutvunud ei ole, ja neile eraldi kirjutama. See töö kordub iga juhendi ja iga uue töötaja puhul.
Kinnitus näitab, et juhend avati. Kas sisu ka kohale jõudis, näitab ainult test – aga testide koostamine ja tulemuste kogumine käib tavaliselt eraldi tööriistas.
Tööinspektsiooni, audiitori või kliendi küsimusele „näidake, et töötaja on juhendiga tutvunud” vastamine võtab päevi, kui andmed on laiali.
Probleem ei ole juhendite sisus, vaid selles, et tutvumist ei saa ühest kohast tõendada.
Viis sammu, mis on lahenduses sisse ehitatud.
Juhendi looja täidab vormi: pealkiri, omanik, osakond, kinnitaja, staatus ja konfidentsiaalsus. Selle põhjal luuakse SharePointi sisuleht, kuhu käib tekst, pildid, videod ja lingid.
Iga muudatus loob juhendist uue alamversiooni, mis vajab enne töötajatele avaldamist määratud kinnitaja kinnitust. Kinnitamise järel tekib täisversioon, mille saab tutvumiseks välja saata.
Juhendi haldaja valib töötajad või grupid, kellele juhend on suunatud, ja määrab tutvumise tähtaja.
Töötaja loeb juhendi läbi ja kinnitab tutvumise digitaalselt. Kui juhendile on lisatud test, asendab kinnituse testi läbimine.
Lahendus saadab teavitused ja meeldetuletused ise. Juhendi lõpus on näha, kes on tutvunud ja kes mitte, ning haldaja saab meeldetuletuse ka käsitsi välja saata.
Töötaja näeb ühelt lehelt, millised juhendid on talle suunatud ja tutvumist ootavad, millised ootavad tema kinnitust, mis on viimati muutunud ja kuidas juhendid on teemade kaupa jaotatud. Kui tutvumine on ootel, kuvatakse teavitus ka teiste sisulehtede päises.
Haldaja näeb kõiki juhendeid koos metaandmetega – omanik, osakond, kinnitaja, staatus, versioon – ja saab loendist liikuda otse juhendi sisusse muudatusi tegema.
Eraldi vaates on näha ühe töötaja, osakonna või terve ettevõtte üleselt, millised juhendid on tutvumiseks suunatud ja mis on nende tutvumise staatus.
Eraldi tellitav
Töötaja näeb ühelt lehelt, millised juhendid on talle suunatud ja tutvumist ootavad, millised ootavad tema kinnitust, mis on viimati muutunud ja kuidas juhendid on teemade kaupa jaotatud. Kui tutvumine on ootel, kuvatakse teavitus ka teiste sisulehtede päises.
Haldaja määrab juhendi kaupa, kas piisab tutvumise kinnitusest või on vaja test läbida. Tööohutuse ja infoturbe juhendite puhul tihti ei piisa.
Testis saab kasutada teksti ja pilte – näiteks neli fotot tõstetehnikast, millest üks on õige. Läbimise lävendi määrab haldaja.
Süsteem varieerib küsimuste järjekorda ja vastusevariante iga testi alustamisel, nii et kolleegi vastuste järgi täidetud test ei anna sama tulemust. Töötaja näeb kohe oma tulemust ja valesti vastatud küsimusi.
Juhendamise tõendamise nõue tuleb enamasti kolmest kohast – seadusest, standardist või kliendilepingust. Kõik kolm küsivad sisuliselt sama asja: kes, millal ja millise sisuga tutvus.
Tööohutus
Kvaliteedi- ja infoturbestandardid
Koolitusnõuded lepingutes
Ajalugu jääb versiooni külge
Kolm olukorda, kus me soovitame mitte alustada sellest lahendusest.
Lahendus haldab juhendeid ja tõendab tutvumist. Juhendite sisu see ei kirjuta. Kui suur osa juhenditest on kirjutamata või sisuliselt aegunud, tuleb see töö niikuinii ära teha ja lahendus ei kiirenda seda.
ShareCloudi lahendus ei tee vaikimisi õppekavasid, koolituseelarvete juhtimist, SCORM-sisu ega tunnistusi. Kui vajadus on nende järele, on õige valik LMS. Kui vajadus on tõendada juhendite ja sisekorra läbimist, on LMS enamasti liiga mahukas ning kallis lahendus.
Kui juhendeid on paar-kolm ja kinnitusi kümmekond aastas, saab sama tulemuse Microsoft Formsi ja korraliku Exceli tabeliga. Kui see on teie ettevõtte jaoks mõistlikum, ütleme seda kohtumisel ausalt välja.
Oleme saanud klientidelt, kes plaanivad juhendite halduse SharePointi kolimist, saanud aja jooksul mitmeid küsimusi. Et teie elu lihtsamaks teha, oleme need küsimused ja vastused koondanud juba siia kokku.
Ei. Lahendus paigaldatakse teie olemasolevasse SharePointi keskkonda ja töötajad kasutavad oma Microsoft 365 kontot. Uusi kasutajakontosid ega paroole ei teki. Teavituste saatmiseks on vaja üht eraldi teenusekontot koos postkasti võimaldava litsentsiga.
Teie enda Microsoft 365 keskkonnas. Juhendid on SharePointi sisulehed ja kinnitused SharePointi andmed – need ei liigu kolmanda osapoole teenusesse.
Muudatus loob uue alamversiooni, mis vajab kinnitaja kinnitust. Pärast kinnitamist tekib täisversioon, mille saab töötajatele uuesti tutvumiseks suunata. Vanad kinnitused jäävad seotuks nende versiooniga, mille kohta need anti.
Selle saab määrata juhendi kaupa. Osa juhendite puhul piisab tutvumise kinnitusest, teiste puhul nõuab lahendus testi läbimist. Testimise moodulit saab lahendusele eraldi lisada/tellida.
Saab. Tõlkimise võimekus ei ole lahenduses vaikimisi sees, selle saab eraldi tellida – nii juhenditele kui testidele. Tõlgitud juhendil on oma sisuleht, mida saab eraldi muuta ja kinnitada.
Saab, aga see on eraldi töö ja selle maht sõltub sellest, kus juhendid täna on ja millises vormis. Hindame selle üle enne juurutamise algust.
Saab – näiteks personali- või majandustarkvaraga, kui juhendite kinnitusi on vaja seal näidata. Liidestus on eraldi töö, mille maht sõltub liidestatavatest süsteemidest.
See sõltub juhendite mahust, keskkonna seisust ja sellest, kas testide moodul tuleb kohe kaasa. Anname ajaraami pärast lühikest ülevaatust – enne seda oleks igasugune number välja mõeldud.