Leping on olemas, aga keegi ei tea kindlalt, kas see on viimane versioon. Üks kolleeg ootab kinnitust, teine küsib allkirja kohta ja kolmas otsib lepinguga seotud pakkumist. Fail võib olla SharePointis, kuid töö selle ümber toimub endiselt e-kirjades, Teamsis ja inimeste mälus. Kõlab tuttavalt? Sellises olukorras saab kiiresti selgeks, et tavaline failihaldus ei ole enam piisav lahendus. Dokumendihaldus SharePointis peab tähendama seda, et on võimalik kiiresti aru saada, kus konkreetne dokument asub, mis seisus see on, kes vastutab ja mida järgmisena teha. Korralik SharePointi dokumendihaldus tagab, et failide säilitamise kõrval toimub ka selge töökorraldus. SharePointi dokumendihaldussüsteem peaks muutma olemasoleva Microsoft 365 keskkonna töötajale lihtsamaks, mitte lisama järjekordset eraldi süsteemi.
Seekorda vaatame läbimõeldud dokumendihaldust ühe lepingu teekonna kaudu, selle koostamisest kinnitamise ja allkirjastamiseni ning hilisema leidmiseni.
Millal on dokumendihaldus SharePointis vajalik?
SharePoint oskab juba vaikimisi faile hoida, versioone säilitada ja ligipääsuõigusi hallata. Paraku ainult sellest ei piisa, kui töötaja peab ise meeles pidama, kellele leping kinnitamiseks saata või kuhu sellega seotud pakkumine jäi.
Efektiivne SharePointi dokumendihaldus seob faili säilitamise dokumendi tegeliku elutsükliga. Meie aitame omaltpoolt lisada olemasolevasse SharePointi keskkonda dokumendimallid, automaatsed kinnitusringid, digiallkirjastamise, Äriregistri ühenduse ja dokumentide seostamise. SharePointi dokumendihaldussüsteem jääb nii töötajate jaoks tuttavasse keskkonda, kuid pakub töövoogu, mida tavaline failihaldus tagada ei suuda.
1. Dokumendihaldus SharePointis algab lepingu loomisest
Võtame nüüd näiteks olukorra, kus ettevõtte müügijuht peab koostama uue kliendilepingu. Tavalise failihalduse puhul kopeerib ta vana lepingu ning muudab nime, registrikoodi, aadressi ja muud andmed käsitsi. Kord kuus pole see suur töö, kümnete lepingute puhul on see aga korralik ettevõtmine.
Praktiline dokumendihaldus SharePointis saab alata eelseadistatud dokumendimallist, kus vajalik struktuur on juba paigas. ShareCloudi lahenduse saab ühendada Eesti Äriregistriga, et ettevõtte põhiandmed jõuaksid lepingusse automaatselt. Nii jääb ära korduv andmete sisestamine ja väheneb vigade tekkimise võimalus. Hästi seadistatud dokumendihaldus SharePointis vähendab seega vigade tekkimise riski juba dokumendi loomise hetkel.
Hästi korraldatud SharePointi dokumendihaldus muudab lepingute koostamise lihtsamaks ja ühtsemaks juba enne kinnitusringi. Töötajad saavad kasutada ajakohaseid lepingumalle ja ei pea iga kord sobivat dokumenti otsima või mõnest varasemast lepingust alustama.
2. Õige dokument leitakse andmete, mitte mälu järgi
Kui leping on loodud, tekib järgmine küsimus: kuidas see kuue kuu pärast uuesti üles leida? Töötaja võib mäletada partnerit või projekti, kuid mitte kaustanime ega kolleegi valitud failinime.
Hea dokumendihaldus SharePointis tähendab seda, et iga lepinguga käivad kaasas ka sellised metaandmed, nagu näiteks partner, projekt, vastutaja, dokumendiliik ja staatus. Need andmed annavad dokumendile konteksti ning võimaldavad hiljem infot filtreerida ja otsida seda selle järgi, mida inimene tegelikult teab.
Hästi korraldatud SharePointi dokumendihaldus vähendab sõltuvust kaustastruktuurist ja failinimedest. SharePointi dokumendihaldussüsteem on kasulik, kui töötaja saab leida kõik konkreetse partneri kehtivad lepingud ilma arvukaid projektikaustu läbi vaatamata. Lisaks saab dokumendihaldust täiendad tehisintellekti võimalustega, näietks Microsoft Copiloti abil loodud agentidega, mis aitavad dokumentidest vajalikku infot leida ja vastavalt seadistusele metaandmete täitmist automatiseerida.
3. Kinnitamine ei tohiks toimuda e-kirja taga ajades
Nüüd, kui müügijuhi poolt saadetav leping on valmis, jõuame järgmise sammuni. Konkreetse lepingu peavad enne allkirjastamist üle vaatama veel projektijuht, finantsjuht ja tegevjuht. E-kirja vahendusel kinnitamisel tekib kiiresti küsimus, kelle käes dokument parasjagu on.
Läbimõeldud dokumendihaldus SharePointis võimaldab kinnitamise siduda dokumendi endaga. Meie loodud automaatsete kinnitusringidega saab käsitööd tegemata saata lepinguid õigetele inimestele kinnitamiseks, teadmiseks või tutvumiseks. Hästi teostatud SharePointi dokumendihaldus vähendab seega nii käsitsi meeldetuletusi kui küsimusi selle kohta, kas keegi on juba “jah” öelnud.
Sellises olukorras tagab dokumendihaldus SharePointis vajaliku läbipaistvuse. See annab töötajale selge ülevaate sellest, kus leping oma teekonnal parasjagu asub. SharePointi dokumendihaldussüsteem aitab näha dokumendi töövoo ajalugu ning vähendab olukordi, kus kinnitatud versioon ja veel menetluses olev fail omavahel segamini lähevad.
4. Allkirjastamine peab jätkama sama protsessi
Pärast vajaliku kinnitusringi läbimist ei peaks leping SharePointist välja liikuma ainult selleks, et keegi saaks selle allkirjastada. Iga alla- ja üleslaadimine loob veel ühe võimaluse, kus õige versioon või kontekst võib kaduma minna.
Terviklik dokumendihaldus SharePointis tähendab, et allkirjastamise saab läbi viia sama tööprotsessi sees. ShareCloudi digiallkirjastamise lahendus võimaldab algatada allkirjastamist otse SharePointis ning saata dokumente allkirjastamiseks ka ettevõttevälistele osapooltele. Nii toimub kogu protsess mugavalt ühes keskkonnas, ilma et dokumente peaks eraldi alla või teise süsteemi üles laadima. Tõhus SharePointi dokumendihaldus hoiab allkirjastatud sisu SharePointis nähtavana ning metaandmeid saab allkirjastatud failiga kaasas kanda.
Nii vähendab dokumendihaldus SharePointis erinevate süsteemide vahel liikumist. SharePointi dokumendihaldus hoiab allkirjastamise sama protsessi osana, mitte eraldi kõrvaltegevusena. Selline dokumendihaldussüsteem annab töötajale ühe koha, kust kontrollida, kas leping on kinnitatud, kellele see allkirjastamiseks saadeti ja milline allkirjastatud dokument on lõplik.
5. Versioon, vastutaja ja ligipääs peavad olema üheselt arusaadavad
Kui müügijuhi loodud samast lepingust ringleb millegipärast mitu koopiat, tekib kiiresti uus probleem. Siinkohal saab toetuda SharePointi versiooniajaloole, mis näitab kõiki muudatusi, kuid töökorraldus peab ütlema, milline versioon on ametlik ja kes vastutab.
Selge dokumendihaldus SharePointis peab seetõttu ühendama versioonihalduse, lepingu staatuse ja vastutuse. Töötaja ei peaks faili nimest järeldama, kas “Leping_final_v3” on tõesti lõplik või lihtsalt kellegi viimane tööversioon. Samuti peavad ligipääsuõigused vastama sellele, kes võib dokumenti näha, muuta või menetleda.
Hästi korraldatud SharePointi dokumendihaldus kasutab siinkohal SharePointi olemasolevaid versiooni- ja õiguste halduse võimalusi. Selge dokumendiprotsess on aga see, mis annab neile praktilise tähenduse. SharePointi dokumendihaldussüsteem aitab nii vältida olukorda, kus tehniliselt on kõik failid olemas, kuid inimene ei tea, millist neist kasutada.
6. Tark dokumendihaldus SharePointis peab näitama ka seotud dokumente
Allkirjastatud leping ei ela tavaliselt üksi. Selle taga on pakkumine ning hiljem tekkivad aktid, lisad või muudatused. Kui seos eksisteerib ainult töötaja peas, tuleb kogu tehingu taust iga kord uuesti kokku otsida.
Meie poolt pakutav lahendus võimaldab dokumente omavahel süsteemiüleselt siduda. Läbimõeldud dokumendihaldus SharePointis saab nii ühendada näiteks pakkumise, lepingu ja akti üheks arusaadavaks tervikuks ilma kõiki faile samasse kausta tõstmata. Töötaja saab lepingu juurest liikuda seotud pakkumiseni ning mõista kiiremini, millise tehingu või projekti juurde dokument kuulub.
SharePointi dokumendihaldus pakub siin organisatsioonile infokihti, mitte lihtsalt failide hoidmise kohta. Selline dokumendihaldussüsteem aitab säilitada konteksti ka siis, kui dokumendi loonud inimene enam projekti või ettevõttega seotud ei ole.
Tavaline failihaldus lõpeb seal, kus protsess algab
Tavapärasest failihaldusest piisab seni, kuni peamine küsimus on “kus fail asub?”. Kui küsimused käivad juba selle kohta, “mis seisus see on?”, “kes peab selle kinnitama?”, “milline versioon kehtib?” või “millised dokumendid sellega seotud on?”, vajab ettevõte terviklikumat töökorraldust.
Terviklik dokumendihaldus SharePointis ei tähenda tingimata uue eraldiseisva süsteemi kasutuselevõttu. Oma klientide puhul kasutame olemasolevat SharePointi alust, lisades sinna võimekused, mida konkreetse ettevõtte dokumendiprotsess vajab. SharePointi dokumendihaldus jääb kasutajale tuttavaks, kuid vähendab samal ajal e-kirju, kopeerimist, otsimist ja meeles pidamist.
Kõige mõistlikum on alustada ühest dokumendiliigist, sest tark dokumendihaldus SharePointis ei ürita kõike korraga muuta. Lepingute puhul saab kokku leppida vajalikud andmed, vastutajad, kinnitamise, allkirjastamise ja seotud dokumendid. Toimivat protsessi saab hiljem laiendada kateistele dokumendiliikidele.
Kuidas dokumendihaldus SharePointis teie meeskonna tööd lihtsustada aitab
Kui dokumentide leidmine, kinnitamine või allkirjastamine nõuab liiga palju käsitööd, tasub vaadata üle kogu dokumendi praegune teekond. SharePointi dokumendihaldussüsteem peaks näitama, kus dokument on, mis seisus see on ja mida tuleb edasi teha.
ShareCloudi dokumendihalduse lahendus täiendab olemasolevat SharePointi keskkonda dokumendimallide, kinnitusringide, digiallkirjastamise, Äriregistri ühenduse ja dokumentidega seostamise võimalustega. Dokumendihaldus SharePointis muutub nii terviklikuks tööprotsessiks, kus vajalik info ja tegevused on koondatud ühte keskkonda.
Soovid näha, kuidas see praktikas toimib? Broneeri tasuta live-demo. Näitame ShareCloudi dokumendihalduse võimalusi ja vaatame koos, kuidas saaks teie ettevõtte dokumentidega seotud igapäevatööd lihtsustada. Kui soovid rohkem ideid, kuidas dokumendihaldust oma ettevõttes korraldada, hoia silm peal ka meie LinkedInil.
