kinnitamine sharepointis
Kinnitamine Sharepointis eriti lihtsalt

Kinnitamine Sharepointis on üks enim küsitud ja kasutatud funktsionaalsus. Olgu selleks siis dokumentide, vormide või muude avalduste kinnitamine. Kinnitamist tüüpiliset tehakse dokumenditeegis või loendis. Loendid on Sharepointis alati olnud üks võimas tööriist erinevat tüüpi info hoidmiseks ja haldamiseks. Viimastel aastatel on Microsoft sellesse panustanud märkimisväärselt. Microsoft Lists on nüüd juba mõnda aega ka eraldi teenusena olemas ning osa Office 365 pakettidest.

Loendite kohandamine ja kujundamine on selgelt üks viimase aja põnevamaid funktsionaalsusi, millega oma andmed elama panna. Nüüd on lisandunud ka võimalus loendi vaatest määrata listi kirjete väljade väärtusi. See võimaldab näiteks teha kuluaruannete loendi ning lasta need kinnitada otse loendi vaates:

Kinnitamine

kinnitamine sharepointis

Kinnitaja saab lihtsasti näha kinnitamise ootel olevaid üksusei ning ühe klikiga kas kinnitada või keelduda. Kliki peale muudetakse üksuse staatust vastavalt Kinnitatud või tagasi lükatuks. Sharepointi versiooniajalugu jätab igast muudatusest (kinnitamisest) jälje maha ning nii saab ka tagant-järele näha kes, millal ja mida on kinnitanud. Seda saab kasutada nii loendis kui ka dokumenditeegis dokumentide kinnitamise märkimiseks.

Teeme järele – selleks lisa oma loendisse uus valik tüüpi veerg nimega ‘Staatus‘:

Määrame valiku variantideks:

  • Ootel
  • Kinnitatud
  • Tagasi lükatud

Lisa veel üks veerg nimega ‘Kinnitamine‘ ning vali selle veeru tüübiks ‘Üks tektirida‘:

Ja viimaseks – lisame Kinnitamine veerule vormindamise:

Selleks vali vormindamise paneelis ‘Täpsem reziim’, kus saad määrata JSON-i, mis vajalikud kinnitamise nupud tekitab:

{
    "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/column-formatting.schema.json",
    "elmType": "div",
    "style": {
      "flex-directon": "row",
      "justify-content": "left",
      "align-items": "center",
      "flex-wrap": "nowrap"
    },
    "children": [
      {
        "elmType": "div",
        "style": {
          "display": "=if([$Staatus] == 'Ootel' || [$Staatus] == '', 'inherit','none')",
          "flex-directon": "row",
          "justify-content": "left",
          "align-items": "center",
          "flex-wrap": "wrap"
        },
        "children": [
          {
            "elmType": "button",
            "customRowAction": {
              "action": "setValue",
              "actionInput": {
                "Staatus": "Kinnitatud"
              }
            },
            "attributes": {
              "class": "ms-fontColor-themePrimary ms-fontColor-themeDarker--hover"
            },
            "style": {
              "border": "none",
              "background-color": "transparent",
              "cursor": "pointer",
              "display": "flex",
              "flex-directon": "row",
              "justify-content": "left",
              "align-items": "center",
              "flex-wrap": "wrap"
            },
            "children": [
              {
                "elmType": "span",
                "attributes": {
                  "iconName": "SkypeCircleCheck"
                },
                "style": {
                  "padding": "4px"
                }
              },
              {
                "elmType": "span",
                "txtContent": "Kinnita",
                "style": {
                  "word-break": "keep-all"
                }
              }
            ]
          },
          {
            "elmType": "button",
            "customRowAction": {
              "action": "setValue",
              "actionInput": {
                "Staatus": "Tagasi lükatud"
              }
            },
            "attributes": {
              "class": "ms-fontColor-themePrimary ms-fontColor-themeDarker--hover"
            },
            "style": {
              "border": "none",
              "background-color": "transparent",
              "cursor": "pointer",
              "display": "flex",
              "flex-directon": "row",
              "justify-content": "left",
              "align-items": "center",
              "flex-wrap": "wrap"
            },
            "children": [
              {
                "elmType": "span",
                "attributes": {
                  "iconName": "Blocked"
                },
                "style": {
                  "padding": "4px"
                }
              },
              {
                "elmType": "span",
                "txtContent": "Keeldu",
                "style": {
                  "word-break": "keep-all"
                }
              }
            ]
          }
        ]
      },
      {
        "elmType": "div",
        "children": [
          {
            "elmType": "span",
            "txtContent": "='Avaldus on ' + toLowerCase([$Staatus])",
            "style": {
              "display": "=if([$Staatus] == 'Ootel' ||[$Staatus] == '' , 'none','inherit')",
              "padding-left": "5px",
              "word-break": "keep-all"
            }
          }
        ]
      }
    ]
  }

Kinnitamine 2

Veelgi lihtsam võimalus kinnitamiseks on kasutada Jah/Ei tüüpi veeru, mille väärtust saad otse loendi vaatest määrata:

Seda saab kasutada nii loendis kui ka dokumenditeegis dokumentide kinnitamise märkimiseks.

Teeme järele – lisame loendisse ‘Jah-Ei’ tüüpi veeru nimega ‘Kinnitatud’

Seejärel rakendame veerule vormindamise JSON-i:

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
  "elmType": "div",
  "style": {
    "display": "flex",
    "width": "100%",
    "height": "100%",
    "align-items": "center"
  },
  "children": [
    {
      "elmType": "div",
      "style": {
        "display": "flex",
        "width": "60px",
        "height": "30px",
        "border-radius": "15px",
        "align-items": "center",
        "flex-direction": "row",
        "justify-content": "=if(@currentField , 'flex-end' , 'flex-start')",
        "cursor": "pointer"
      },
      "customRowAction": {
        "action": "setValue",
        "actionInput": {
          "Kinnitatud": "=if(@currentField , '0' , '1' )"
        }
      },
      "attributes": {
        "class": "=if(@currentField , 'ms-bgColor-themePrimary' , 'ms-bgColor-neutralTertiaryAlt')"
      },
      "children": [
        {
          "elmType": "div",
          "style": {
            "display": "flex",
            "align-items": "center",
            "justify-content": "center",
            "font-size": "22px",
            "width": "18px",
            "height": "18px",
            "margin-left": "6px",
            "margin-right": "6px",
            "border-radius": "50%"
          },
          "attributes": {
            "class": "=if(@currentField , 'ms-fontColor-themePrimary ms-bgColor-white ' , 'ms-fontColor-neutralTertiaryAlt ms-bgColor-white')",
            "iconName": "=if(@currentField , 'Emoji2' , 'EmojiDisappointed')"
          }
        }
      ]
    }
  ]
}

Tahvli vaade (Kan-Ban board)

Ühe põneva uuendusena on loenditesse lähi-kuudel tulemas ka ‘Board-view’, ehk listi üksuseid saab kuvada Kan-Ban vaates tulpadena. See vaade on sageli kasutusel tööde ja ülesannete planeerimisel, kus saab mugavalt töid vastavalt staatusele õigesse tulpa edasi nihutada. Näide Microsfti enda demost:

Kokkuvõtteks

Kinnitamine Sharepointis sõltub hästi suuresti konkreetsest ärivajadusest ning selle lahendamiseks on päris mitmeid võimalusi. Alates lihtsatest kinnitamistest loendi või dokumenditeegi vaates (nagu käesolevalt vaatasime) kuni keeruliste mitme-tasemeliste kinnitamisteni Power Automate või custom lahendustes.

Anna meile teada, kuidas õnnestus kinnitamiste rakendamine listides ja dokumenditeekides? Kas tahaksid midagi täpsustada või teistmoodi teha? Anna meile julgelt teada ja võta ühendust 🙂

Loendis mainimine kommenteerimisel
Kommenteeri ja teavita

Kauaoodatud uuendus on jõudnud kohale – Sharepointi listides saab kommentaari lisamisel @ märgiga mainida kolleegi. Mainimisel saab kolleeg selle kohta emaili teavituse koos lingiga kommentaarile. Lisaks kontrollib süsteem ka kollegi õigusi seda loendiüksust muuta ning vajadusel pakub võimalust ligipääsu õigused kohe mainimise järgselt lisada. Mainimine töötab nii isiklikes listides kui Sharepointi listides.

Mis on Lists? Loendid?

Office 365-s ‘Lists’ teenuses (eesti keeles Loendid) on võimalik luua erinevaid nutikaid tabeleid info koondamiseks ja haldamiseks ning iga tabelirida eraldi kommenteerida. Lists teenuse leiad üles Office 365 vasakul-üleval nurgas menüüst:

Lists või Loendid teenus

Avanevas teenuses kuvatakse sulle kõiki liste, millele sul on ligipääs. Koondvaates on nii sinu isiklikud listid kui ka listid erinevatelt Sharepointi saitidelt. Uue listi/loendi loomisel saab valida erinevate Microsofti poolt välja pakutud mallide hulgast:

Listide mallide valik

Kuidas see mainimine toimub?

Kui list on juba olemas, siis saab valitud üksuse kohta lisada kommentaare:

Kommentaari lisamisel saab nüüd lisaks tekstile ka mainida enda kolleegi kasutades selleks kommentaaris @ märki ja süsteem hakkab pakkuma kolleege, keda soovite mainida:

Mainimine kommentaarides

Mainitud kolleeg jääb hiljem kommentaarides kenasti lingina eristatult nähtavale ning saab mainimise kohta emailie teavituse:

Mainimise emaili teavitus

Kui mainid kommentaaris kolleegi, kel pole antud listiüksusele muutmise õguseid, siis küsib süsteem üle, kas soovid need õigused anda:

Õiguste määramine mainimisel

Nüüd on väga lihtne ja mugav edastada kolleegile tema tähelepanu nõudvad tööd talle edasi ilma eraldi emaili või sõnumit saatmata.

Mainimise võimalus ei ole täna veel kõikidesse Office 365 tenantitese jõudnud, kuid juuni-juuli 2021 jooksul see kindlasti tuleb. Seega, kes hetkel mainimist veel ei näe, siis pisut kannatust – kohe-kohe jõuab see uuendus ka Sinuni.

Kui tekkis küsimusi või tahaks Listide ja Sharepointi kohta rohkem kuulda – kirjuta julgelt mihkel@sharecloud.ee

Mis on Sharepoint App Bar ehk rakenduste riba

Microsoft on kohe-kohe (märts 2021) lisamas Sharepointi saitidele uue funktsionaalsuse nimega “Sharepoint App Bar”. Tegemist on üle saitide kasutatava kiir-linkide menüüga, mis võimaldab:

  • lisada globaalse navigeerimise lingid üle kõikide saitide
  • kuvada minu viimati külastatud saite
  • kuvada mulle olulisi uudiseid üle saitide
  • kuvada minu viimati kasutatud faile (Sharepointis ja OneDrive-st)

Muudatus rakendub märtsi lõpu ja aprillikuu alguse jooksul ning on aktiveeritud koheselt kõikidele kasutajatele. Kui uus funktsionaalsus ei meeldi, siis powershelli scriptiga saab sharepoint ‘App bar’-i kinni keerata. Küll aga seda vaid ajutiselt kuni 31 oktoobrini 2021. Peale seda on rakenduste riba kõigile nähtav. Rakenduste riba keelamiseks vajalik käsk:

Set-SPOTemporarilyDisableAppBar $true

Mis sellega teha saab?

Rakenduste riba tuleb vaikimisi 4 erineva sektsioonina, millest muuta ja seadistada saab vaid esimest – globaalset navigeerimist.

Ehk teisisõnu saab kasutada sealset linkide kogumit saitide vahel navigeerimise hõlbustamiseks. Navigatsiooni haldamisel on lubatud:

  • kuni 3-tasemeline linkide hierarhia
  • kasutada link ja silt tüüpi viiteid
  • rakendada sihtrühmade haldamist (audience targeting)

Rakenduste riba erinevad sektsioonid näevad välja järgmiselt:

Saidid, uudised ja failid sektsoonides midagi seadistada ei saa. Sinna pakub MS Graph sulle olulist infot. Natuke sarnane loogika nagu hetkel Sharepointi lehelt (…/_layouts/15/sharepoint.aspx) vastu vaatab.

Failide sektsioonis kuvatakse sinu viimati kasutatud faile nii Sharepointi saitides kui ka sinu enda Onedrive-s.

Kuidas täpsemalt…

Globaalse navigatsiooni seadistamise eelduseks on kodusaidi (home site) määramine. Kui seda pole määratud, siis rakenduste riba on ikka kasutatav, aga navigeerimislinkide asemel on link otse Sharepointi lehele (…/_layouts/15/sharepoint.aspx).

Kodusaiti saab olla vaid üks ning selle saab määrata kasutades Powershellis käsku:

Set-SPOHomeSite -HomeSiteUrl <siteUrl>

Kui kodusait olemas, siis seal ‘Global settings’ lingi alt saab seadistada rakneduste riba jaoks globaalse navigeerimise:

Avanevates seadistustes saab globaalse navigeerimise sisse lülitada ning lisaks määrata:

  • ikooni (20-20px), mida rakenduste ribal esimese nupuna kuvatakse
  • ettevõtte nime või pealkirja, mida navigatsiooni kohal kuvatakse
  • valida navigeerimislinkide allikaks kodusaidi menüü või keskussaidi meüü (Hub-menüü)

Kodusaidi navigatsioon on kodusaidi enda linkide menüü. Hub-menüü on üle saitide samasse hub-i lisatud saitide ühine linkide menüü:

Kui kodusait ise ei ole lisatud Hub-i, siis saab globaalse navigatsiooni jaoks linke manuaalselt lisada ja muuta:

Aga Sharepoint app bar mobiilis?

Mobiilses seadmes, kus ekraani laius on oluliselt kitsab, kohandub rakenduste riba kenasti lehe alla serva ning on sealt hõlpsasti kasutatav:

Küll aga Sharepointi appis sees ma veel ei näinud, et see muudatus oleks rakendunud. Ehk siis hetkel kuvatakse rakenduste riba mobiilis vaid otse browserist vaadates.

Vaata lisaks

Põgusalt on Microsoft uut funktsionaalsust kirjeldatud enda artiklis.
Pikem inglise keelne juhis on leitav siin.

Kui sul tekkis küsimusi seoses rakenduste ribaga (app bar) või ei oska ise päris selliselt seadistada seda nagu sooviks – siis võta julgelt ühendust ja aitame hea meelega.

Graafikud Sharepointis

Suures infotulvas on olulise info visualiseerimine kriitilise tähtsusega. Parimaks andmete visualiseerimise tööriistaks võib julgelt pidada Power BI teenust. Kontrolli, kas sul on see olemas ja katseta mida sellega teha saab: ava minu Power BI.

Selliselt loodud raportid ja graafikud võib avaldada nii kodulehele kui lisada ettevõtte siseveebis Sharepointi saidile. Lihtsalt loo uus Saidileht ja lisa veebiosa:

Veebiosa lisades otsi märksõna ‘power bi’

Aga kui su andmed on Sharepointis? Pole probleemi, Power BI oskab ühenduda ka Sharepointi listidega ning sealt andmeid kuvada raportisse.

Aga kui Power BI on liiga suur ja keeruline? Ka sellele on lahendus – SC-Charts veebiosa oskab lugeda andmeid Sharepointi listist. Kuvada mitut andmerida, summeerida ja loendada gruppide alusel ja palju muudki. Toetatud on enam-levinud graafikute tüübid:

Ja kõigest 2 minutiga saab lihtsa tabel-kujul info…

… visualiseerida viisakaks diagrammiks:

Graafiku kuvamise veebiosa võimaldab:

  • küsida andmeid Sharepointi listist mistahes saidilt
  • kuvada mitmeid andmeridu
  • toetab erinevaid graafiku tüüpe
  • kujundada värve ja joone/tulba tüüpe
  • valida erinevaid animatsioone graafiku laadimisel
  • ja palju muud…

Anna julgelt märku, kui ka sinu ettevõtte andmeid võiks kuvada graafiliselt – info@sharecloud.ee

Puhkused siseveebis
Puhkused Sharepoint keskkonnas (Office 365)

Puhkuste kuvamine ja haldamine on üks enim soovitud võimalusi ettevõtte siseveebis. Paberil avalduste tegemine on ammu minevik. Vähemalt võiks olla. Täna on kõik võimalused digitaalseks puhkuseavalduse esitamiseks ja kinnitamiseks olemas. Nüüd oleme teinud valmis ka lahenduse Sharepoint Online modernse keskkonna jaoks.

Puhkuse avaldus

Avalduse esitamine on vaid ühe lihtsa vormi täitmine. Süsteem täidab vormil ära juba avalduse esitaja ja tema otsese juhi väljad. Kasutajal jääb vaid määrata millist puhkust ja millal soovib võtta. Iga puhkuseliigi puhul oskab süstem näidata kasutada olevate puhkusepäevade jääki ning dünaamiliselt kuvada planeeritava puhkuse järgset jääki. Samuti on mugav sisestada samal vormil mitu puhkust korraga – see on eriti kasulik aasta alguses puhkuseid planeerides.

Puhkuseavalduse sisestamine

Eeloleval pildil on näha ka kollasel taustal teavitus, et valitud puhkuseperioodi kuuluvad riigipühad, mis arvutatakse puhkuse kestvusest maha.

Kõik minu esitatud puhkuseavaldused on mugavalt koondatud samas kohas eraldi vahelehe alla. Sealt saan planeeritud puhkuste staatust näha, puhkuseid tühistada ja muuta:

Puhkuse muutmine

Puhkuste kinnitamine

Puhkuste kinnitamine on samuti toodud samasse moodulisse (veebiosasse), kus puhkuste sisestaminegi. Kinnitamise vahelehte kuvatakse vaid isikutele, kellel on selleks õigused ja kellel on alluvaid. Juht saab üle vaadata ja kinnitada ühe või mitu avaldust korraga.

Puhkuste kinnitamine

Puhkuste kalender

Esitatud puhkuseavaldused koondatakse kokku ühtsesse kalendrivaatesse, kus saab navigeerida nii aasta kui kuu lõikes. Puhkused on grupeeritud osakondade ja isikute kaupa, et tekiks parem ülevaade. Kogu vaadet saab mugavalt filtreerida isikute ja osakondade kaupa. Lisasime juurde ka kiir-filtrid ‘Minu puhkused’ ja ‘Minu alluvate puhkused’, et soovitud info kiiremini kätte leida.

Kogu lahenduse loomisel oleme lähtunud põhimõttest, et võimalikult palju oleks seadistatav ja muudetav ilma, et peaks koodis muudatusi tegema. Selliselt on lahenduses toetatud nii eesti kui inglise keel, aastavaates puhkuste värvid muudetavad, funktsioone saab sisse ja välja lülitada ning palju muud.

Kui tunned, et eelpool lühidalt kirjeldatu võiks sobida ka Sinu ettevõttesse, anna kindlasti märku mihkel@sharecloud.ee. Lepime kokku, kuidas ja millal saame lahendust reaalselt toimimas näidata.