Tänapäeva kiiresti arenevas ärimaailmas on oluline olla efektiivne ja kiire. Siinkohal tuleb mängu SharePoint Online – dünaamiline tööriist, mis on paljude ettevõtete jaoks olnud ‘game-changer’.
Sõltumata teie rollist ettevõttes on SharePoint Online’il teile midagi pakkuda. Selleks oleme välja toonud mõningad SharePoint Online’i praktilised kasutusvõimalused ja levinud lõksud, mida vältida.
Mis aga on SharePoint Online?
SharePoint Online (erinevalt SharePoint2013st ja SharePoint2017st), osa Microsofti 365 teenuste komplektist, on pilvepõhine teenus, mis on mõeldud igas suuruses ettevõtetele. See võimaldab meeskondadel koostööd teha tõhusas ja turvalises keskkonnas. Dokumentide hoidmisest projektide haldamiseni, SharePoint Online pakub mitmesuguseid funktsioone.
Ja mis kõige parem – see tuleb TASUTA Microsoft 365 litsentsidega kaasa.
Milleks kasutada SharePoint Online’i
- Dokumentide haldamine ja koostöö: Üks peamisi SharePointi tugevusi on hulk kasulikke funktsionaalsusi, mis hõlbustab ettevõttes dokumentidega toimetamist. See on keskne koht, kus teie meeskond saab dokumente hoida, jagada ja dokumentidega ühiselt töötada, vähendades e-mailide ja mitme failiversiooni segadust. Sharepoint Online tagab dokumentide turvalise hoiustamise, kasutades Microsofti tipptasemel turvameetmeid. Mis tähendab, et teie olulised äridokumendid on kaitstud volitamata juurdepääsu ja potentsiaalsete küber-rünnakute eest.
- Meeskonna saidid: Looge saite, mis on kohandatud teie meeskonna või projekti vajadustele. Iga sait võib olla isemoodi või kasutades saidimalle saab luua iga projekti jaoks standardse ülesehitusega saidi. Igas saidis saab paika panna meeskonna (ligipääsud), kujunduse, lingid, kaustade struktuuri, sisulehed ja palju muud. Saitide loomist on võimalik ka automatiseerida. Meeskonna sait pakub ühtset keskkonda, kus jagada meeskonna või projekti infot ja dokumente, korraldada lihtsamini koostööd ja hoida meeskond projekti viimase infoga kursis.
- Integreerimine Office 365-ga: SharePointis hoitud Wordis või Excelis kolleegidega koostöö tegemine on mugav ja kiire, SharePointi lehe või dokumentide peegeldamine Teams-i käib paari klikiga ning Forms küsitlused saab lihtsasti lisada mistahes Sharepointi lehele. Need on vaid mõned näited tihedalt integreeritud teenustest MS 365 platvormil.
- Ettevõtte Siseveebina: SharePoint Online võimaldab luua keskse platvormi, kus töötajad saavad leida ettevõtte uudiseid, sündmusi, töötajate kontakte, näha lähenevaid sünnipäevasid ja leida teisi olulisi materjale. Tänu kohandatavale kasutajaliidesele saab iga ettevõte luua endale sobiva siseveebi, mis kajastab nende brändi ja ettevõttekultuuri.
- Töövoogude automatiseerimine: Ütle hüvasti käsitsi igavate tööde tegemisele! PowerAutomate-i vahendusel võimaldab SharePoint automatiseerida igapäevaseid lihtsaid töövooge, nagu dokumentide kinnitamine või sisseelamisprotsessid, säästes aega ja vähendades vigu. Automatiseerida saab iga töötaja enda tööülesandeid või luua automatiseeritud protsesse kogu ettevõttele.
- Personaliprotsesside Haldamiseks: SharePoint võimaldab tõhusalt hallata selliseid protsesse nagu puhkuste planeerimine, töötajate tulek ja lahkumine ning muud personaliga seotud protseduurid. Töötajad saavad hõlpsasti esitada puhkuseavaldusi, jälgida oma puhkuse saldot ning juhid saavad kiiresti neid taotlusi heaks kiita või tagasi lükata, muutes kogu protsessi sujuvamaks ja läbipaistvamaks.
- Kvaliteedijuhtimise Haldamiseks: SharePoint Online on eriti kasulik ettevõtetele, mis peavad järgima ISO standardeid või muid kvaliteedijuhtimise nõudeid. SharePointis saab hõlpsasti hoida ja hallata kvaliteedijuhendeid, protseduure, ISO dokumente ja muid kvaliteediga seotud dokumente. Tänu sellele, et SharePointis on võimalik rakendada väga täpselt juurdepääsuõigused, saavad ainult õiged inimesed ligi õigetele olulistele dokumentidele, tagades nõuetele vastavuse ja hõlpsa ligipääsu vajalikule teabele.
See loetelu pole kaugeltki lõplik vaid annab pisut aimu, milleks Sharepoint Online platvormi saab ettevõttes rakendada.
Milleks mitte kasutada SharePoint Online’i
- Asendus andmebaasisüsteemile: Kuigi SharePoint on suurepärane erinevat tüüpi info haldamiseks, ei asenda see andmebaasisüsteemi. SharePointi listides saab hoida infot nagu tabelites ning tabeleid omavahel seostada, ent see pole siiski relatsiooniline andmebaas ning ei sobi suurte andmemahtude jaoks.
- Keeruline projektijuhtimine: keerukate projektijuhtimisvajaduste korral võib parem valik olla spetsialiseeritud tarkvara – näiteks Microsoft Project. SharePoint sobib hästi lihtsa kuni keskmise keerukusega projektide jälgimiseks, kuid ei pruugi piisata keeruka projektijuhtimise jaoks.
- Kodulehe või välisveebi jaoks: SharePoint Online on mõeldud peamiselt ettevõtte sisemiseks kasutuseks ja ei ole hea valik avaliku kodulehe või välisveebi platvormina. Kuigi SharePoint võimaldab luua veebilehti, ei ole see mõeldud keeruliste, kõrge külastatavusega avalike veebisaitide jaoks, kus on vajalikud laiendatud SEO funktsioonid ja kohandatud kasutajakogemused. Lihtsamaid välisveebis kuvatavaid veebilehti saab luua näiteks PowerApps Pages abil.
- Laosüsteemiks: SharePoint Online ei ole mõeldud laohalduse ja -logistika jaoks. Kuigi see võimaldab dokumentide haldamist ja andmete salvestamist, puuduvad tal spetsiifilised funktsioonid, mis on vajalikud tõhusaks lao juhtimiseks, nagu varude jälgimine, saadetiste jälgimine või komplekse logistika haldamine
Levinumad probleemid ja nende ületamine
- Ei tea, kuidas alustada: SharePoint Online’i kasutuselevõtt võib alguses tunduda hirmutav, eriti kui puudub varasem kogemus sarnaste platvormidega. Kuid nagu iga asjaga on ka siin soovitatav alustada eesmärgist – mille jaoks SharePointi kasutama hakatakse? Tihti saab esialgsesse plaani kõik sisse – siseveeb, dokumendihaldus, CRM, jne… Siis tuleks plaan jagada etappideks ning iga etappi eraldi täpsemalt lahti mõtestada. Kindlasti võiks siin abiks olla välise spetsialisti kaasamisest, et aidata meeskonnal süsteemi paremini mõista ja eesmärki selgemalt konkreetseks tegevusplaaniks vormistada.
- Pole teadmisi süsteemi võimalustest ja hirm midagi katki teha: Teadmatus SharePoint Online’i võimaluste ja funktsioonide osas võib põhjustada hirmu süsteemi valesti kasutada või midagi “katki teha”. Selle mure lahendamiseks on oluline kaasata väline Sharepointi ekspert ja korraldada põhjalikke koolitusi või töötubasid, milles keskendutakse süsteemi võimalustele ja parimatele praktikatele. Sageli kardetakse, et väline ekspert on ettevõttele suur kulu – kuid praktikas osutub oluliselt suuremaks kuluks algselt ise-tegemine ning hiljem jõutakse ikkagi punkti, kus väline abi on hädavajalik.
- Töötajate kohanemine: Uue tööriista tutvustamine võib olla keeruline ja tekitada inimestes tõrget. Meie soovitus on alati alustada väikese grupi inimestega, kes on uudishimulikud ja entusiastlikud uusi lahendusi proovima. Kui test-grupp inimesi on juba nö ‘pardal’, siis hiljem jäävad nemad ka ülejäänud kollektiivile tugi-isikuteks, kellelt nõu küsida ja julgustust saada.
- Haldamine: Kehtestage selged juhised, kuidas SharePointi peaks teie organisatsioonis kasutama, et vältida väärkasutust või info ülekoormust. Kindlasti peaks kaaluma juhendite ja tugimaterjalide loomist, mis aitavad kasutajatel süsteemist aru saada ja efektiivselt kasutada. Juhendite ja tugimaterjalide hoidmiseks kasutage kohe juba Sharepoint platvormi.
SharePoint Online on mitmekülgne tööriist, mis parandab oluliselt teie ettevõtte koostööd ja efektiivsust. Siiski on oluline mõista selle võimalusi, potentsiaalseid piiranguid ning järgida parimaid praktikaid, et sellest maksimumi võtta.
Kas vajate rohkem juhiseid või soovite uurida, kuidas SharePoint Online sobib teie ettevõttesse? Võtke meiega kindlasti ühendust ja muudame teie äritegevuse sujuvamaks ja efektiivsemaks!