Protsesside tõhustamine ja automatiseerimine on vajalik – eriti tänases majanduskliimas ja konkurentsis. Selleks on arvukalt võimalusi ja platvorme, mis võtavad tihti silme eest kirjuks. Järgnevalt keskendume SharePoint Online’le ja Microsoft 365 rollile laiemalt, uurime, mis see on, kas teie ettevõte tõepoolest vajaks seda, ning toome näiteid, kuidas SharePointi äriprotsesside automaatiseerimiseks (BPA) kasutada.
Mis on äriprotsesside automaatika?
Enne SharePointi võimalustesse süvenemist on oluline mõista, mis on äriprotsesside automatiseerimine ehk BPA. BPA tähendab tehnoloogia kasutamist keerukate äriprotsesside ja -funktsioonide automatiseerimiseks, mis ületavad tavapärase andmetöötluse ja -sisestuse ülesandeid. Põhimõtteliselt on selle eesmärk voolida ja optimeerida töövooge ning vähendada manuaalsete tegevuste hulka.
SharePoint mängib BPA juurutamisel olulist rolli, pakkudes koostööplatvormi, mis võimaldab organisatsioonidel automatiseerida rutiinseid ülesandeid, hallata sisu ja hõlbustada sujuvat suhtlust meeskondade vahel.
Kas teie ettevõte vajab SharePointi automaatikat?
Selle kindlakstegemiseks, kas teie ettevõte vajab SharePointi automaatikat, tuleb hinnata praeguseid töövooge, tuvastada pudelikaelad ja ära tunda parendamisvõimalused. Kui teie organisatsioonis esineb korduva iseloomuga töid, väljakutseid dokumentide haldamise ning efektiivselt koos töötamisega, võib SharePoint olla sobiv lahendus.
Automaatika võib oluliselt vähendada inimlikke vigu, parandada järjepidevust ja vabastada väärtuslikku aega, et töötajad saaksid keskenduda strateegilisematele ülesannetele. SharePointi automaatikavõimekust saab kohandada vastavalt teie organisatsiooni konkreetsetele vajadustele, muutudes sobivaks lahenduseks igas suuruses ettevõttele.
Kuidas kasutada SharePointi äriprotsesside automaatikaks?
Operatiivsete ebaefektiivsuste korral võib tekkida oluline tulu kaotus. Turu-uuringufirma IDC hinnangul kaotavad ettevõtted ebaefektiivsete protsesside tõttu aastas 20–30 protsenti tulust. SharePointi töövoogude kasutamine aitab juhtida ja automatiseerida erinevaid protsesse – alates allkirjade ja tagasiside kogumisest kuni rutiinsete tegevuste staatuse jälgimiseni.
Allpool uurime lähemalt, kuidas SharePointi saab kasutada töövoogude automatiseerimiseks ja pakume ülevaadet ka teistest Microsoft 365 lahendustest, mis integreerituna tõstavad tööviljakust veelgi.
Reaalajas uuenduste saamiseks SharePointi teavituste kasutamine
Olge kursis muudatustega erinevates dokumentides ja failides, kasutades SharePointi teavitusi. Nii saate teavitusi iga kord, kui teile tähtsat faili või kausta muudetakse. Kasutajad saavad hõlpsalt seadistada teavitusi ja hoiatusi SharePointis asuvate nimekirjade, teekide, kaustade, failide või konkreetsete SharePointi õiguste või gruppide kohta. Tulemuseks on vähem olukordi, kus olulised dokumendid või failid on muutunud ilma, et neid igapäevaselt kasutavad töötajad oleks sellest teadlikud.
Seadke üles kinnitusvood
Power Automate’i abil on teil võimalik aktiveerida kinnitusvoogude funktsionaalsus SharePointis, eriti dokumentide puhul, mis sisaldavad tundlikku teavet. Dokumentide kinnitusvoogude loomisega saate sujuvalt hallata dokumentide heakskiitmist. Kinnitust ootavad dokumendid jäävad peidetuks, kuni nad on protsessi edukalt läbinud. See tagab kontrollitud ja turvalise töövoo, et tähtsad dokumendid oleks nähtavad alles pärast kõigi vajalike kinnituste saamist.
SharePointi töövoogude kasutamine protsesside lihtsustamiseks
SharePointi põhised töövood pakuvad mitmekülgset lahendust levinud äriprobleemide lahendamiseks, alates kinnitamisest ja tagasisidest digitaalsete allkirjadeni, ülesannete halduse ja sisu avaldamiseni. Näiteks allkirjade kogumine või dokumendi heakskiidu taotlemine nõuavad käsitsi pingutamist, kuid oleks SharePointi abil lihtsasti automatiseeritavad.
Ülesannete haldamine ja jälgimine, sealhulgas dokumentide edastamine ja meeldetuletuste saatmine, nõuab sageli olulist lisatööd. See võib olla nii teie kui ka teie kolleegide jaoks koormav. SharePointi töövoogude mallide kasutamine automatiseerib konkreetseid ülesandeid. Näiteks SharePointi dokumendi heakskiidu töövoog automatiseerib dokumendi kontrollimise, jälgimise ja automaatsete meeldetuletuste ning edasi saatmise halduse dokumendiga koos töötamise ajal.
Olukordades, kui ülesannetes tekivad viivitused või muud probleemid, genereerivad olemasolevad töövood teavitusi, mis hoiavad teid kursis. See mitte ainult ei vähenda pideva käsitsi jälgimise vajadust, vaid tagab ka, et teid teavitatakse kõikidest töövoos esinevatest kõrvalekalletest viivitamatult. Kokkuvõttes leevendavad SharePointi sisseehitatud töövood käsitsi sekkumise koormust korduvates protsessides.
Power Automate’i kasutamine SharePointis
Power Automate, mis on integreeritud Microsofti Lists’i, SharePointi ja OneDrive’iga, võimaldab teil hõlpsalt luua töövooge, mis säästavad tööaega. Selliselt automatiseeritud vood aitavad säilitada järjepidevust ja efektiivsust rutiinsetes ülesannetes. Power Automate laiendab võimalusi isegi SharePointist kaugemale, hõlmates vajadusel erinevaid Microsoft 365 teenuseid ja kolmanda osapoole rakendusi.
Siin on mitu viisi, kuidas saate SharePointis Power Automate’i kasutada:
- Andmete kogumine: Lihtsustage andmekorjet Exceli tabelitest, PDF failidest ja muudest dokumentidest. See kiirendab andmete hankimise, valideerimise ja aruannete genereerimise protsessi ja parandab andmepõhist otsustamist.
- Dokumentide töötlemine: Power Automate võimaldab teavet automaatselt koguda vormidelt, PDF-idelt, piltidelt, e-kirjadest ja erinevatest andmeallikatest. Nii saate dokumente kiiremini luua ja jagada.
- Töövoogude automatiseerimine: Lihtsustage ja automatiseerige tööprotsesside olulisi samme. Näiteks saate automatiseerida ülesandeid nagu laovarude kontrollimine, tellimuste esitamine, arvete täitmine ja klientidele info saatmine. Nende rutiinsete protsesside automatiseerimisega säästate väärtuslikku aega ja vähendate madalama lisandväärtusega käsitöö mahtu.
- Kriitilise informatsiooni voo automatiseerimine: Tagage oluliste dokumentide ja äriteabe tõhus käsitsemine. Power Automate integreerub sujuvalt SharePointiga, pakkudes arvukalt ühendusi ja „pistikuid“. See lihtsustab tegevusi nagu e-kirjade manuste hankimine, sotsiaalmeedia värskenduste jälgimine, tööülesannete haldamine ja palju muud. Lisaks saate seda teavet automaatselt salvestada ja jagada oma kolleegidega, sõltumata nende asukohast.
- Käsitsitöö ja väliste osapooltega seotud protsesside automatiseerimine: Lihtsustage protsesse, mis hõlmavad lisasamme näiteks andmete kontrollimisel, müügiinfo valideerimisel ja mujal töövoogudes. Kasutage SharePointi tööriistade ja erinevate laiendustega tekkivaid võimalusi, et suurendada tööülesannete täitmise täpsust ja efektiivsust.
- Korduvate tööprotsesside automatiseerimine: Võtke tööpäevast maksimum ja vähendage tegevustele kuluvat aega tundidelt minutitele. Power Automate võimaldab automatiseerida ülesandeid nagu e-kirjade saatmine, Planneris ülesannete loomine ja meeskonnale sõnumite saatmine. See mitte ainult ei säästa aega, vaid tagab ka, et rutiinsed protsessid toimivad järjepidevalt.
Ühendatud jõud Microsoft Teamsiga
SharePointi integratsioon Microsoft Teamsiga avab veel rohkem koostöö automatiseerimise võimalusi. Looge automatiseeritud kanalid, kus SharePointis toimuvad tegevused käivitavad teavitusi või värskendusi Teamsis, mis tõstab tiimide koostöö uuele tasemele.
Näiteks võite automaatselt teavitada Teamsi kanalit, kui SharePointi laaditakse üles uus dokument, tagades, et asjakohased meeskonnaliikmed on teavitatud ilma eraldi suhtluse või e-kirja saatmiseta.
Kasutajasõbralikud vormid ja andmete valideerimine
Kasutage SharePointi ja Power Appsi, et luua kasutajasõbralikke vorme. Neid vorme saab omakorda SharePointi lisada, mis automatiseerib andmesisestust. Rakendage sisestatavate andmete valideerimisreegleid, et tagada andmete korrektsus. Andmete automaatseks kogumiseks kohandatud vormide kaudu vähendate mitte ainult käsitsi andmesisestusega seotud vigu, vaid parandate ka üldist kasutajakogemust. See toetab Microsoft 365 platvormi kasutuselevõtmist terves ettevõttes.
Kokkuvõtlikult
Konkurentsis ellujäämiseks peavad ettevõtte protsessid olema efektiivsed. SharePoint on selle saavutamiseks hea tööriist, pakkudes võimsaid automatiseerimisfunktsioone, mis parandavad koostööd ja tootlikkust. Hinnake oma ettevõtte vajadusi, kasutage SharePointi töövooge ja võtke kasutusele Power Automate protsesside automatiseerimiseks. Kui ei ole päris selge, kuidas, siis aitame teid hea meelega võimaluste keskel navigeerida – selleks võtke meiega ühendust.
Oleme on aidanud paljusid kliente Microsoft 365 platvormi abil efektiivsust suurendada, kasutades võimalusi nagu SharePointi töövood, Power Automate ja Power Apps. Meie eesmärk on anda tööriistad äriprotsesside efektiivemaks tegemiseks ning nende juhtimiseks. Üle 15 aasta SharePointi nõustamis- ja arenduskogemust võimaldab meil pakkuda lahendusi eri suuruse ja keerukusega ülesannete lahendamiseks.