SharePoint Online: kellele ja milleks?

Tänapäeva kiiresti arenevas ärimaailmas on oluline olla efektiivne ja kiire. Siinkohal tuleb mängu SharePoint Online – dünaamiline tööriist, mis on paljude ettevõtete jaoks olnud ‘game-changer’.

Sõltumata teie rollist ettevõttes on SharePoint Online’il teile midagi pakkuda. Selleks oleme välja toonud mõningad SharePoint Online’i praktilised kasutusvõimalused ja levinud lõksud, mida vältida. 

Mis aga on SharePoint Online?

SharePoint Online (erinevalt SharePoint2013st ja SharePoint2017st), osa Microsofti 365 teenuste komplektist, on pilvepõhine teenus, mis on mõeldud igas suuruses ettevõtetele. See võimaldab meeskondadel koostööd teha tõhusas ja turvalises keskkonnas. Dokumentide hoidmisest projektide haldamiseni, SharePoint Online pakub mitmesuguseid funktsioone. 
Ja mis kõige parem – see tuleb TASUTA Microsoft 365 litsentsidega kaasa. 


Milleks kasutada SharePoint Online’i

  • Dokumentide haldamine ja koostöö: Üks peamisi SharePointi tugevusi on hulk kasulikke funktsionaalsusi, mis hõlbustab ettevõttes dokumentidega toimetamist. See on keskne koht, kus teie meeskond saab dokumente hoida, jagada ja dokumentidega ühiselt töötada, vähendades e-mailide ja mitme failiversiooni segadust. Sharepoint Online tagab dokumentide turvalise hoiustamise, kasutades Microsofti tipptasemel turvameetmeid. Mis tähendab, et teie olulised äridokumendid on kaitstud volitamata juurdepääsu ja potentsiaalsete küber-rünnakute eest. 
  • Meeskonna saidid: Looge saite, mis on kohandatud teie meeskonna või projekti vajadustele. Iga sait võib olla isemoodi või kasutades saidimalle saab luua iga projekti jaoks standardse ülesehitusega saidi. Igas saidis saab paika panna meeskonna (ligipääsud), kujunduse, lingid, kaustade struktuuri, sisulehed ja palju muud. Saitide loomist on võimalik ka automatiseerida. Meeskonna sait pakub ühtset keskkonda, kus jagada meeskonna või projekti infot ja dokumente, korraldada lihtsamini koostööd ja hoida meeskond projekti viimase infoga kursis. 
  • Integreerimine Office 365-ga: SharePointis hoitud Wordis või Excelis kolleegidega koostöö tegemine on mugav ja kiire, SharePointi lehe või dokumentide peegeldamine Teams-i käib paari klikiga ning Forms küsitlused saab lihtsasti lisada mistahes Sharepointi lehele. Need on vaid mõned näited tihedalt integreeritud teenustest MS 365 platvormil. 
  • Ettevõtte Siseveebina: SharePoint Online võimaldab luua keskse platvormi, kus töötajad saavad leida ettevõtte uudiseid, sündmusi, töötajate kontakte, näha lähenevaid sünnipäevasid ja leida teisi olulisi materjale. Tänu kohandatavale kasutajaliidesele saab iga ettevõte luua endale sobiva siseveebi, mis kajastab nende brändi ja ettevõttekultuuri. 
  • Töövoogude automatiseerimine: Ütle hüvasti käsitsi igavate tööde tegemisele! PowerAutomate-i vahendusel võimaldab SharePoint automatiseerida igapäevaseid lihtsaid töövooge, nagu dokumentide kinnitamine või sisseelamisprotsessid, säästes aega ja vähendades vigu. Automatiseerida saab iga töötaja enda tööülesandeid või luua automatiseeritud protsesse kogu ettevõttele. 
  • Personaliprotsesside Haldamiseks: SharePoint võimaldab tõhusalt hallata selliseid protsesse nagu puhkuste planeerimine, töötajate tulek ja lahkumine ning muud personaliga seotud protseduurid. Töötajad saavad hõlpsasti esitada puhkuseavaldusi, jälgida oma puhkuse saldot ning juhid saavad kiiresti neid taotlusi heaks kiita või tagasi lükata, muutes kogu protsessi sujuvamaks ja läbipaistvamaks. 
  • Kvaliteedijuhtimise Haldamiseks: SharePoint Online on eriti kasulik ettevõtetele, mis peavad järgima ISO standardeid või muid kvaliteedijuhtimise nõudeid. SharePointis saab hõlpsasti hoida ja hallata kvaliteedijuhendeid, protseduure, ISO dokumente ja muid kvaliteediga seotud dokumente. Tänu sellele, et SharePointis on võimalik rakendada väga täpselt juurdepääsuõigused, saavad ainult õiged inimesed ligi õigetele olulistele dokumentidele, tagades nõuetele vastavuse ja hõlpsa ligipääsu vajalikule teabele. 

See loetelu pole kaugeltki lõplik vaid annab pisut aimu, milleks Sharepoint Online platvormi saab ettevõttes rakendada. 

Milleks mitte kasutada SharePoint Online’i

dokumendihaldus-sharepointis-1
  • Asendus andmebaasisüsteemile: Kuigi SharePoint on suurepärane erinevat tüüpi info haldamiseks, ei asenda see andmebaasisüsteemi. SharePointi listides saab hoida infot nagu tabelites ning tabeleid omavahel seostada, ent see pole siiski relatsiooniline andmebaas ning ei sobi suurte andmemahtude jaoks. 
  • Keeruline projektijuhtimine: keerukate projektijuhtimisvajaduste korral võib parem valik olla spetsialiseeritud tarkvara – näiteks Microsoft Project. SharePoint sobib hästi lihtsa kuni keskmise keerukusega projektide jälgimiseks, kuid ei pruugi piisata keeruka projektijuhtimise jaoks. 
  • Kodulehe või välisveebi jaoks: SharePoint Online on mõeldud peamiselt ettevõtte sisemiseks kasutuseks ja ei ole hea valik avaliku kodulehe või välisveebi platvormina. Kuigi SharePoint võimaldab luua veebilehti, ei ole see mõeldud keeruliste, kõrge külastatavusega avalike veebisaitide jaoks, kus on vajalikud laiendatud SEO funktsioonid ja kohandatud kasutajakogemused. Lihtsamaid välisveebis kuvatavaid veebilehti saab luua näiteks PowerApps Pages abil. 
  • Laosüsteemiks: SharePoint Online ei ole mõeldud laohalduse ja -logistika jaoks. Kuigi see võimaldab dokumentide haldamist ja andmete salvestamist, puuduvad tal spetsiifilised funktsioonid, mis on vajalikud tõhusaks lao juhtimiseks, nagu varude jälgimine, saadetiste jälgimine või komplekse logistika haldamine 

Levinumad probleemid ja nende ületamine

  • Ei tea, kuidas alustada: SharePoint Online’i kasutuselevõtt võib alguses tunduda hirmutav, eriti kui puudub varasem kogemus sarnaste platvormidega. Kuid nagu iga asjaga on ka siin soovitatav alustada eesmärgist – mille jaoks SharePointi kasutama hakatakse? Tihti saab esialgsesse plaani kõik sisse – siseveeb, dokumendihaldus, CRM, jne… Siis tuleks plaan jagada etappideks ning iga etappi eraldi täpsemalt lahti mõtestada. Kindlasti võiks siin abiks olla välise spetsialisti kaasamisest, et aidata meeskonnal süsteemi paremini mõista ja eesmärki selgemalt konkreetseks tegevusplaaniks vormistada. 
  • Pole teadmisi süsteemi võimalustest ja hirm midagi katki teha: Teadmatus SharePoint Online’i võimaluste ja funktsioonide osas võib põhjustada hirmu süsteemi valesti kasutada või midagi “katki teha”. Selle mure lahendamiseks on oluline kaasata väline Sharepointi ekspert ja korraldada põhjalikke koolitusi või töötubasid, milles keskendutakse süsteemi võimalustele ja parimatele praktikatele. Sageli kardetakse, et väline ekspert on ettevõttele suur kulu – kuid praktikas osutub oluliselt suuremaks kuluks algselt ise-tegemine ning hiljem jõutakse ikkagi punkti, kus väline abi on hädavajalik.  
  • Töötajate kohanemine: Uue tööriista tutvustamine võib olla keeruline ja tekitada inimestes tõrget. Meie soovitus on alati alustada väikese grupi inimestega, kes on uudishimulikud ja entusiastlikud uusi lahendusi proovima. Kui test-grupp inimesi on juba nö ‘pardal’, siis hiljem jäävad nemad ka ülejäänud kollektiivile tugi-isikuteks, kellelt nõu küsida ja julgustust saada. 
  • Haldamine: Kehtestage selged juhised, kuidas SharePointi peaks teie organisatsioonis kasutama, et vältida väärkasutust või info ülekoormust. Kindlasti peaks kaaluma juhendite ja tugimaterjalide loomist, mis aitavad kasutajatel süsteemist aru saada ja efektiivselt kasutada. Juhendite ja tugimaterjalide hoidmiseks kasutage kohe juba Sharepoint platvormi. 

SharePoint Online on mitmekülgne tööriist, mis parandab oluliselt teie ettevõtte koostööd ja efektiivsust. Siiski on oluline mõista selle võimalusi, potentsiaalseid piiranguid ning järgida parimaid praktikaid, et sellest maksimumi võtta. 

Kas vajate rohkem juhiseid või soovite uurida, kuidas SharePoint Online sobib teie ettevõttesse? Võtke meiega kindlasti ühendust ja muudame teie äritegevuse sujuvamaks ja efektiivsemaks! 

SharePoint Online: praktilised soovitused tööks dokumentidega

Eelmises blogipostituses alustasime algusest ehk siis sellest, mis on SharePoint Online ja milleks seda kasutatakse. Seekord läheme teemaga edasi ja jagame praktilisi nõuandeid ja soovitusi, kuidas kasutada SharePointi dokumendihaldusena veel efektiivsemalt.

sharepoint-nouanded-1

Säästa aega

Failide ja dokumentide saatmine e-kirja teel on ajamahukas ja ei võimalda teha koostööd parimal võimalikul viisil. Pilve-põhine failihaldustööriist SharePoint Online (edaspidi SPO)  seevastu loob selleks vajalikud võimalused.  Kui Sa juba oled Microsoft 365 (endise nimega Office 365) kasutaja, siis saad seda kasutada osana oma valitud paketist

Nii säästad aega ja ei pea enam faile edasi-tagasi e-mailiga saatma, sest kõik on kõigile alati pilves olemas ja kättesaadav.

Otsi targalt

SharePointiga töötamisel võiksid end kindlasti viia kurssi põhimõtetega, kuidas sealne failiotsing ja otsinguriba töötavad. Kui Sulle tundub, et soovitud faile on raske üles leida, siis küsi endalt, kas oskad otsingut hästi kasutada?

Vaatame lähemalt, mida saad SPOs otsida ja mida mitte?

  • Kui kasutajal puuduvad õigused dokumendiga nägemiseks, siis ei kuvata seda faili ka tema otsingutulemustes; seega tasub alati kontrollida, kas vajalikud õigused ja ligipääsud on olemas.
  • Kui kõik õigused on olemas, siis peaksid vajaliku faili leidma lihtsat otsingut kasutades hõlpsasti üles.
  • SharePointi otsing otsib vasteid nii pealkirjadest, dokumendi sisust kui ka nende metaandmetest.
  • Otsingus saab kasutada ka AND ja OR tehtemärke, et otsingut täpsustada

Pea meeles: otsing teostatakse ainult Office ja PDF failide sisust. Otsing faili sisust ei toimi piltide, PDF (kui sisu on pildina) ja muude vähem tuntud failide puhul.

Sharepoint otsingu kohta lähemalt saab lugeda: Microsoft Search

Ole failide nimetamisel süsteemne

Dokumentide ja failide järjepidev nimetamine on ilmselt paras igapäevane väljakutse nii Sulle kui ka Sinu kolleegidele. Efektiivsele failihaldusele aitab kaasa süsteemsus ja kokkulepitud põhimõtete ühine jälgimine.

sharepoint-nouanded-3
  • Kui SPO failikaust on ühises kasutuses, siis tasub jälgida, et samu failinimesid ei kasutataks korduvalt. See võimaldab erinevatel dokumentidel hõlpsamini vahet teha ja neid otsinguga/otsingus paremini üles leida. Mida rohkem sama nimega duplikaate on failidest, seda suuremad on võimalused segaduse tekkeks ja ka võimalikeks andmekadudeks. 
  • Failide nimetamisel väldi üli-pikkasid nimetusi. Pikem selgitus ja täpsustus faili kohta lisa parem eraldi metaandmetesse. Selleks lisa dokumenditeeki juurde veerg ‘Mitu tekstirida’.
  • Hoia alati failist ühte koopiat. Sharepoint hoolitseb taustal selle faili kõikide versioonide säilimise eest. Kui peaks olema vaja varasemat versiooni, saab seda lihtsasti vaadata või taastada.

Pea meeles: isegi kõige lihtsamad ühiselt kokkulepitud põhimõtted dokumentidega töötamisel toetavad Sind ja Sinu tiimi igapäevatöös ning aitavad hoida kokku tarbetuid klikke failide vahel navigeerides ja seda “õiget” otsides.

Pane pildiotsing tööle

Piltide märgistamine viidetega ehk tagidega võimaldab Sul ka pilte otsinuga hästi üles leida. Kui sa ei ole lisanud piltidele tage, siis võib tekkida olukord, et SPO lisab need Su piltidele automaatselt ja nii kuvatakse neid ka otsingus.

  • Piltide tag’ide uuendamine on automaatne protsess ning võib juhtuda, et automaatse uuenduse käigus kirjutatakse varasemad tagid üle. 
  • Käsitsi märgistatud piltide tage ei kirjutata kunagi automaatselt üle. Seega võid kindel olla, et info on adekvaatne ja otsing töötab selles osas laitmatult.

Pea meeles: märgista pildid vajalike tagidega, nii võid olla kindel, et Su pildifailid on korrektselt kättesaadavad ja otsinguga kiirelt leitavad.

Seadista töövood

Ilmselt tegeled igapäevaselt ka failidega, mille laiemaks avaldamiseks on vajalik eelnevalt nende sisu üle vaadata ja kinnitada. Sellisel juhul on Sulle abiks kinnitamise töövoog (PowerAutomate).

  • Alati saad vaadata failide sisu üle ka manuaalselt enne avaldamist. Kuid seda saab teha ka lihtsamalt.
  • SPO võimaldab seadistada kindla töövoo sisu ülevaatamiseks ja kinnitamiseks, mis muudab kogu protsessi kõigile kiiremaks ja mugavamaks. Nii saad olla alati kindel, et laiemale kasutajaskonnale avaldatud faili sisu on selleks sobilik ja kõigi seotud vajalike inimeste poolt kinnituse saanud.

Lukusta tundliku sisuga ja salajased dokumendid

Kui Sinu failikaustadel on väga lai kasutajaskond, kes paigutub ka organisatsiooni struktuuris erinevatele tasemetele, siis turvalisuse seisukohast on mõistlik lubada teatud failide kasutamine vaid tippjuhtidele ja keskastmejuhtidele (või tiimijuhtidele).

Pea meeles:

Lukusta tundlikku sisu sisaldavad dokumendid, et vältida nende muutmist, ülekirjutamist või kustutamist erinevate tiimiliikmete poolt.

Kuidas seda teha?

– Ava soovitud dokumenditeek, siis ava Saidi sätted (Site Settings), Saidikogumi funktsioonid (Site Collection Features) alt leiad Kohapealne säilikuhaldus (In Place Records Management), aktiveeri see.

– Liigu tagasi valitud dokumenditeeki, kus asuvad failid, mida soovid lukustada. Kliki Teegi sätted (Library Settings), vali Kirje deklareerimissätted (Record declaration settings), märgi aktiivseks valik Luba alati kirjete käsitsi deklareerimine (Always allow the manual selection of records).

– Fail lukustamiseks tee veel järgmist:
Mine tagasi soovitud failide juurde valitud failikogus või kataloogis. Vali fail, kliki kolmel punktil ja ava Rohkem -> Nõuetele vastavuse andmed (More -> Compliance details) ja klõpsa lingil Deklareeri kohapealse säilikuna (Declare as an in-place record).

See lukustab faili muudatustele ja seda ei saa keegi omavoliliselt edaspidi muuta. Muudatust kuvatakse ka sümbolina vastava failinime juures.

Kas teadsid, et SPO võimaldab automatiseerida lukustusfunktsioon ka töövoo lõpus või peale dokumendi kinnitamist? Nii peavad kasutajad dokumendiga töötamisele vähem aega kulutama. Samuti on võimalik automaatne failide lukustamine ka näiteks siis, kui dokumendid on tõstetud näiteks finantstarkvarast SharePointi arhiveerimise eesmärgil.

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.

sharepoint_online_mis_see_on
SharePoint Online – mis see on ja mida sellega teha saab? Alustame algusest.

SharePoint Online on Microsofti poolt loodud digitaalne tööriist sisu, materjalide ja rakenduste jagamiseks ja haldamiseks. Selle toetab meeskonnatööd, aitab leida vajamineva info ning teha koostööd nii organisatsiooni sees kui ka sellest väljaspool. 

SharePoint Microsoft 365 (Office 365) paketis

Tegemist igas suuruses ettevõtetele pilvepõhise lahendusega, mida majutab Microsoft. See lahendus ei eelda SharePoint Serveri paigaldamist Sinu serverisse, vaid piisab Microsoft 365 (endise nimega Office 365) või SharePoint Online eraldiseisva teenuse tellimisest. Sinu meeskond saab luua sisulehti, et luua, hallata ja jagada faile ja infot kolleegide, partnerite ja klientidega.  Vaata SharePointi tutvustavat videot.

Microsoft 365 pakettide kohta leiad lisainfot SIIT.

Milleks SharePoint Online mõeldud on?

Microsoft SharePointi saavad kasutada nii PC, Maci, kui ka mobiilsete seadmete kasutajad.

Selle abil saad teha järgmist:

  • ehitada siseveebi lehti ning luua sinna sisulehti, failikogusid ja nimekirju;
  • lisada erinevaid veebikomponente (tekstid, pildid jms) vastavalt oma vajadustele;
  • kuvada olulisi visuaale, uudiseid, uuendusi tiimi- või suhtluslehtedel;
  • avastada, jälgida, otsida sisulehti, faile ja inimesi üle terve organisatsiooni;
  • hallata oma igapäevast töörutiini kasutades töövooge, vorme ja nimekirju;
  • sünkroniseerida ja hoida oma faile pilves mugavaks koostööks;
  • olla kõigega toimuvaga mobiilirakenduse abil alati kursis.

Vaata ka lehe loomist tutvustavat lühivideot SIIN.

Microsoft SharePoint avaleht on kui Sinu personaalne veebilehitseja avaleht, kust leiad erinevad SharePointi lehed ja portaalid, saad lugeda uudiseid ning leida vajalikke materjale.

Täpsemalt:

  • News (Uudised) lehed koondab värskemad uudised ja uuendused lehtedelt, mida Sa tihti külastad või jälgid;
  • Frequent sites (Lemmikud) kuvab nende lehtede sisu ja tegevusi, mida sageli külastad.
  • Suggested sites (Soovitatud lehed) kuvatakse vastavalt Sinu hiljutistele otsingutele ning Microsoft Graph soovitustele (eeldab, et Microsoft Graph on administraatori poolt lubatud);
  • Otsing: trüki otsinguribale lehe, faili, inimesi nimi ning vali vastustest sobivad, et neid lähemalt vaadata;
  • Following (Jälgin) kuvab kõiki lehti (näiteks nagu sinu tiimi leht või mõne muu alamüksuse leht, kellega oled seotud). Selleks, et lehte jälgida, vali lihtsalt Shows the Star icon ikoon lehe nime kõrvalt;
  • Recent (Hiljutised) näitab Sulle lehti, mida oled hiljuti külastanud;
  • Saved (Salvestatud) kuvab sulle postitusi või uudiseid, mille oled salvestanud hilisemaks lugemiseks. Selleks kliki Salvesta hilisemaks ikoonil Save for later flag postituse lõpus.
  • Featured links (Olulised lingid) kuvab Sulle lehti, mida Sinu ettevõte on soovinud fookusesse tõsta.

Kõige ülaltooduga saad lähemalt tutvuda ka SIIN videos.

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.

Mida SharePoint Online veel võimaldab?

SharePoint on loodud koostööks ja koos töötamiseks. Järgnevalt lühike ülevaade sellest, mida saad selle abil veel teha.

  • Loo ja jaga faile ja failikatalooge

Microsoft SharePoint dokumendikogus saad luua uusi faile, laadida üles oma faile ning jagada neid mugavalt ka teistega. Vaata videost lähemalt.

  • Sünkroniseeri faile ja kaustu

Hoia oma failid alati asjakohased sünkroniseerides neid oma Microsoft 365 või SharePoint lehtede failikogudega. Nii on need alati Su arvutis olemas, isegi siis kui oled offline ja Sul puudub internetiühendus. Vaata videost lähemalt.

  • Taasta jagatud failikaustu

Hoia oma failid alati asjakohased sünkroniseerides neid omajuhul kui suur hulk Su Microsoft SharePointi või Teamsi faile peaks saama kustutatud, ülekirjutatud, kahjustatud või pahavaraga nakatatud, siis saad hõlpsasti taastada kogu failikogu eelneva versiooni. Vaata videot!

  • Tööta failidega neid alla laadimata

OneDrive Files On-Demand lahendus võimaldab Sulle ligipääsu oma SharePointi failidele ilma neid oma seadmesse alla laadimata. See võimaldab säästa ruumi seadme kõvakettal. Vaata videot!

Võta meiega ühendust, hea meelega räägime Sulle lahendustest ja võimalustest lähemalt.

kinnitamine sharepointis
Kinnitamine Sharepointis eriti lihtsalt

Kinnitamine Sharepointis on üks enim küsitud ja kasutatud funktsionaalsus. Olgu selleks siis dokumentide, vormide või muude avalduste kinnitamine. Kinnitamist tüüpiliset tehakse dokumenditeegis või loendis. Loendid on Sharepointis alati olnud üks võimas tööriist erinevat tüüpi info hoidmiseks ja haldamiseks. Viimastel aastatel on Microsoft sellesse panustanud märkimisväärselt. Microsoft Lists on nüüd juba mõnda aega ka eraldi teenusena olemas ning osa Office 365 pakettidest.

Loendite kohandamine ja kujundamine on selgelt üks viimase aja põnevamaid funktsionaalsusi, millega oma andmed elama panna. Nüüd on lisandunud ka võimalus loendi vaatest määrata listi kirjete väljade väärtusi. See võimaldab näiteks teha kuluaruannete loendi ning lasta need kinnitada otse loendi vaates:

Kinnitamine

kinnitamine sharepointis

Kinnitaja saab lihtsasti näha kinnitamise ootel olevaid üksusei ning ühe klikiga kas kinnitada või keelduda. Kliki peale muudetakse üksuse staatust vastavalt Kinnitatud või tagasi lükatuks. Sharepointi versiooniajalugu jätab igast muudatusest (kinnitamisest) jälje maha ning nii saab ka tagant-järele näha kes, millal ja mida on kinnitanud. Seda saab kasutada nii loendis kui ka dokumenditeegis dokumentide kinnitamise märkimiseks.

Teeme järele – selleks lisa oma loendisse uus valik tüüpi veerg nimega ‘Staatus‘:

Määrame valiku variantideks:

  • Ootel
  • Kinnitatud
  • Tagasi lükatud

Lisa veel üks veerg nimega ‘Kinnitamine‘ ning vali selle veeru tüübiks ‘Üks tektirida‘:

Ja viimaseks – lisame Kinnitamine veerule vormindamise:

Selleks vali vormindamise paneelis ‘Täpsem reziim’, kus saad määrata JSON-i, mis vajalikud kinnitamise nupud tekitab:

{
    "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/column-formatting.schema.json",
    "elmType": "div",
    "style": {
      "flex-directon": "row",
      "justify-content": "left",
      "align-items": "center",
      "flex-wrap": "nowrap"
    },
    "children": [
      {
        "elmType": "div",
        "style": {
          "display": "=if([$Staatus] == 'Ootel' || [$Staatus] == '', 'inherit','none')",
          "flex-directon": "row",
          "justify-content": "left",
          "align-items": "center",
          "flex-wrap": "wrap"
        },
        "children": [
          {
            "elmType": "button",
            "customRowAction": {
              "action": "setValue",
              "actionInput": {
                "Staatus": "Kinnitatud"
              }
            },
            "attributes": {
              "class": "ms-fontColor-themePrimary ms-fontColor-themeDarker--hover"
            },
            "style": {
              "border": "none",
              "background-color": "transparent",
              "cursor": "pointer",
              "display": "flex",
              "flex-directon": "row",
              "justify-content": "left",
              "align-items": "center",
              "flex-wrap": "wrap"
            },
            "children": [
              {
                "elmType": "span",
                "attributes": {
                  "iconName": "SkypeCircleCheck"
                },
                "style": {
                  "padding": "4px"
                }
              },
              {
                "elmType": "span",
                "txtContent": "Kinnita",
                "style": {
                  "word-break": "keep-all"
                }
              }
            ]
          },
          {
            "elmType": "button",
            "customRowAction": {
              "action": "setValue",
              "actionInput": {
                "Staatus": "Tagasi lükatud"
              }
            },
            "attributes": {
              "class": "ms-fontColor-themePrimary ms-fontColor-themeDarker--hover"
            },
            "style": {
              "border": "none",
              "background-color": "transparent",
              "cursor": "pointer",
              "display": "flex",
              "flex-directon": "row",
              "justify-content": "left",
              "align-items": "center",
              "flex-wrap": "wrap"
            },
            "children": [
              {
                "elmType": "span",
                "attributes": {
                  "iconName": "Blocked"
                },
                "style": {
                  "padding": "4px"
                }
              },
              {
                "elmType": "span",
                "txtContent": "Keeldu",
                "style": {
                  "word-break": "keep-all"
                }
              }
            ]
          }
        ]
      },
      {
        "elmType": "div",
        "children": [
          {
            "elmType": "span",
            "txtContent": "='Avaldus on ' + toLowerCase([$Staatus])",
            "style": {
              "display": "=if([$Staatus] == 'Ootel' ||[$Staatus] == '' , 'none','inherit')",
              "padding-left": "5px",
              "word-break": "keep-all"
            }
          }
        ]
      }
    ]
  }

Kinnitamine 2

Veelgi lihtsam võimalus kinnitamiseks on kasutada Jah/Ei tüüpi veeru, mille väärtust saad otse loendi vaatest määrata:

Seda saab kasutada nii loendis kui ka dokumenditeegis dokumentide kinnitamise märkimiseks.

Teeme järele – lisame loendisse ‘Jah-Ei’ tüüpi veeru nimega ‘Kinnitatud’

Seejärel rakendame veerule vormindamise JSON-i:

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
  "elmType": "div",
  "style": {
    "display": "flex",
    "width": "100%",
    "height": "100%",
    "align-items": "center"
  },
  "children": [
    {
      "elmType": "div",
      "style": {
        "display": "flex",
        "width": "60px",
        "height": "30px",
        "border-radius": "15px",
        "align-items": "center",
        "flex-direction": "row",
        "justify-content": "=if(@currentField , 'flex-end' , 'flex-start')",
        "cursor": "pointer"
      },
      "customRowAction": {
        "action": "setValue",
        "actionInput": {
          "Kinnitatud": "=if(@currentField , '0' , '1' )"
        }
      },
      "attributes": {
        "class": "=if(@currentField , 'ms-bgColor-themePrimary' , 'ms-bgColor-neutralTertiaryAlt')"
      },
      "children": [
        {
          "elmType": "div",
          "style": {
            "display": "flex",
            "align-items": "center",
            "justify-content": "center",
            "font-size": "22px",
            "width": "18px",
            "height": "18px",
            "margin-left": "6px",
            "margin-right": "6px",
            "border-radius": "50%"
          },
          "attributes": {
            "class": "=if(@currentField , 'ms-fontColor-themePrimary ms-bgColor-white ' , 'ms-fontColor-neutralTertiaryAlt ms-bgColor-white')",
            "iconName": "=if(@currentField , 'Emoji2' , 'EmojiDisappointed')"
          }
        }
      ]
    }
  ]
}

Tahvli vaade (Kan-Ban board)

Ühe põneva uuendusena on loenditesse lähi-kuudel tulemas ka ‘Board-view’, ehk listi üksuseid saab kuvada Kan-Ban vaates tulpadena. See vaade on sageli kasutusel tööde ja ülesannete planeerimisel, kus saab mugavalt töid vastavalt staatusele õigesse tulpa edasi nihutada. Näide Microsfti enda demost:

Kokkuvõtteks

Kinnitamine Sharepointis sõltub hästi suuresti konkreetsest ärivajadusest ning selle lahendamiseks on päris mitmeid võimalusi. Alates lihtsatest kinnitamistest loendi või dokumenditeegi vaates (nagu käesolevalt vaatasime) kuni keeruliste mitme-tasemeliste kinnitamisteni Power Automate või custom lahendustes.

Anna meile teada, kuidas õnnestus kinnitamiste rakendamine listides ja dokumenditeekides? Kas tahaksid midagi täpsustada või teistmoodi teha? Anna meile julgelt teada ja võta ühendust 🙂

Digiallkirjastamine Sharepointis 5
Digiallkirjastamine Sharepointis

Enam ei pea Sharepointis olevate dokumentide digiallkirjastamiseks faile alla laadima oma arvutisse. Seda saab teha otse Sharepointi keskkonnas paari hiireklõpsuga. Digiallkirjastamine Sharepointis muutus just oluliselt lihtsamaks ja mugavamaks.

Varem väga tüütu pisiasi dokumentide haldamisel Sharepointis oli nende digiallkirjastamine. Allkirjastatav fail oli vaja alla laadida oma arvutisse ning seal sai allkirjastada. Ning allkirjastatud konteiner tuli uuesti üles laadida. Kui dokumendil oli küljes ka hulk metaandmeid siis need metaandmed tuli ka allkirjastatud failile uuesti külge panna. Päris tüütu tegevus ja võttis ka omajagu aega.

Pikalt ideena õhus olnud vajaduse vormistasime nüüd mugava lahendusena Sharepoint Online-i jaoks.

Lahenduse eelised:

  • Smart-ID allkirjastamine
  • Mobiil-ID allkirjastamine
  • allkirjasta mitu dokumenti korraga
  • dokumendi andmed kantakse üle allkirjastatud failile
  • toimib ka mobiiltelefonis Sharepointi kasutades

Kuidas kasutada?

Allkirjastamiseks vali dokument või dokumendid, mida soovid allkirjastada ning klõpsa nupul ‘Allkirjasta’. Avanevas paneelis saab valida Smart-ID või Mobiil-ID allkirjastamise võimaluste vahel. Lisaks saad määrata ka loodava allkirjastatud faili nime. Vaikimisi määrab süsteem sama failinime, mis valitud dokumendil.

Andmed kanduvad allkirjastatud failile üle

Sageli kasutatakse dokumentide paremaks leidmiseks täiendavaid andmeveerge, mis dokumenti kirjeldavad (tähtaeg, lepingu number, vastutaja, jne). Allkirjastamise käigus kantakse kõik valitud dokumendi andmed üle ka allkirjastatud failile. Mitme dokumendi korraga allkirjastamisel saab valida millise dokumendi andmed loodavale allkirjastatud failile üle kantakse.

Toimib sõltumata seadmest

Nii nagu Sharepointi kasutamine on lihtne ja mugav kõikides seadmetes, on seda ka digiallkirjastamine. Mobiilis saad Sharepointis valida sobiva faili allkirjastamiseks ning kõik toimib samamoodi nagu arvutis.

Tundub huvitav?

Natuke lähemalt oleme kirjeldanud digiallkirjastamise lahendust siin: Digiallkirjastamine

Kui tunned, et see lahendus võiks ka teie ettevõttes tarbetut ajakulu ja tüütuid tegevusi vähendada, siis võta julgelt ühendust ja leiame koos lahenduse: info@sharecloud.ee

See on alles algus

Digiallkirjastamise võimaldamine Sharepointis on suur samm edasi, kuid meie plaanid on suuremad. Tahame selle võimekuse integreerida võimalikult mugavalt ettevõtte igapäevastesse protsessidesse, et digiallkirjastamine teha veelgi lihtsamaks. Siinkohal ootame suurima rõõmuga ideid, kuidas Sinu ettevõttes digiallkirjastamist võiks teha. Ja veel enam on teretulnud probleemi kirjeldused, kus täna ettevõttes allkirjastamisega mure on. Anna meile teada ja loome üheskoos ägedamaid lahendusi: info@sharecloud.ee